Opas taloyhtiöille yhtiökokousten pitämiseksi poikkeusaikana
Etäkokouksen toteutustapoja ovat esimerkiksi reaaliaikainen kuva- ja/tai ääniyhteys, ryhmäpuhelu, tietoverkkoyhteys, sähköposti tms.
Koronavirusepidemian vuoksi taloyhtiöt ovat joutuneet miettimään yhtiökokouskäytäntöjään, jotta voidaan järjestää kaikille osakkaille turvalliset olosuhteet yhtiökokoukseen osallistumiseksi. Koostimme tähän asunto-osakeyhtiölain vaatimukset yhtiökokoukselle ja vaihtoehdot yhtiökokouksen pitämiselle.
Asunto-osakeyhtiölaki edellyttää, että myös perinteinen kokous on järjestettävä, joten kokousta ei voi kokonaan järjestää teknisten apuvälineiden avulla etäkokouksena. Kokouksella on siis aina oltava aika ja paikka. Kokouspaikalla on oltava vähintään välttämättömät kokousvirkailijat (hallituksen puheenjohtaja + isännöitsijä). Viranomaiset eivät liene suoraan kieltäneen yhtiökokouksia, mutta ohjeistus on, että yli 10 henkilön kokoontumisia ei toteutettaisi. Tätä on syytä mahdollisuuksien mukaan noudattaa.
Ellei yhtiöjärjestys kiellä etäosallistumista, voi yhtiön hallitus päättää etäosallistumismahdollisuudesta. Taloyhtiön hallitus päättää, mitä etäyhteyttä yhtiökokouksessa käytetään. Etäosallistumisen mahdollisuudesta ja toteutustavasta on aina mainittava yhtiökokouskutsussa sekä kerrottava riittävän selkeästi osakkaille ohjeet etäosallistumista varten. Kokouskutsusta on käytävä myös ilmi, mikäli etäosallistuminen rajoittaa osakkaan puhe- tai äänivaltaa.
Asunto-osakeyhtiölain säännöksessä ei ole rajattu tai määritelty tapoja, joilla etäosallistuminen voidaan käytännössä toteuttaa. Ainoana edellytyksenä on, että etäyhteyttä käytettäessä tulee osakkaan osallistumis- ja äänioikeus sekä ääntenlaskennan oikeellisuus voida selvittää kuten tavallisessakin yhtiökokouksessa. Osakas pitää pystyä tunnistamaan esimerkiksi sähköpostiosoitteesta ja osakkaan äänimäärän sekä äänestyskannanoton on oltava tiedossa.
Toteutustapoja ovat esimerkiksi reaaliaikainen kuva- ja/tai ääniyhteys, ryhmäpuhelu, tietoverkkoyhteys, sähköposti tms. Perinteinen postikin on mahdollinen, mutta silloin osakkaalla ei ole mahdollisuutta ottaa kantaa muun muassa kokouksessa esitettyihin vaihtoehtoisiin päätöksiin tai mahdollisuutta käyttää kyselyoikeuttaan jne. Reaaliaikaisessa etäyhteyskokouksessa taas suljettu lippuäänestys ei onnistu, ellei käytössä ole tämän mahdollistava erityinen kokousjärjestelmä.
Osakkaalle, jolla ei ole etäyhteyttä käytettävissä, on tarjottava mahdollisuus osallistua postitse tai kannustettava häntä valtuuttamaan joku edustamaan itseään kokouksessa. Mikäli joku haluaa antaa valtuutuksen etäosallistumiseen, on edellytettävä, että valtakirja toimitetaan yhtiölle ennen yhtiökokousta.
Kokouskutsussa on painotettava, että riskiryhmiin kuuluvien tai koronalle altistuneiden ei pidä saapua kokouspaikalle.
Info
Vaihtoehdot yhtiökokouksen pitämiselle ja ohjeet etäyhtiökokouksen pitämiseen
AsOyL:n mukaisesti vaihtoehdot yhtiökokoukselle sinä aikana, kun hallitus on rajoittanut yli 10 hengen kokoontumisia ovat seuraavat:
- Pienissä taloyhtiöissä yhtiökokous voidaan korvata osakkaiden yksimielisellä päätöksellä. Jokaiselta osakkaalta pitää saada ilmoitus, että he hyväksyvät kaikki päätökset. Sen jälkeen asiakirja päivätään ja sen allekirjoittaa vähintään kaksi osakkeenomistajaa.
- Mikäli taloyhtiön yhtiöjärjestys ei kiellä etäosallistumista, niin hallitus voi sallia osallistumisen yhtiökokoukseen etäyhteydellä. Hallitus päättää millä tavalla ja työkalulla etäyhteys toteutetaan.
Aiheeseen liittyvää
Kuka saa käyttää taloyhtiön yleisavainta ja missä tilanteessa?
Onko yhtiökokouksessa sanottavaa? Sen aika on taas
Tiedätkö, mikä on energiatodistus, mihin sitä tarvitaan ja mistä sellaisen voi hankkia?
Mitkä asiat aiheuttavat eniten kitkaa naapurien välillä?
Omalla pihalla - vai taloyhtiön?
10 tärkeintä tarkastuskohtaa hissin määräaikaistarkastuksessa
Luetuimmat
Uusimmat