Taloyhtiön kirjanpito

Taloyhtiöiden kirjanpitovelvollisuutta sekä kirjanpidon ja tilinpäätöksen sisältöä säätelevät kirjanpitolaki, kirjanpitoasetus, osakeyhtiölaki ja asunto-osakeyhtiölaki. Taloyhtiöiden on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa, noudatettava hyvää kirjanpitotapaa ja tehtävä tilinpäätöksensä niin, että se antaa oikean ja riittävän kuvan yhtiön toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on hallituksen tehtävä, kun taas niiden lainmukainen järjestäminen kuuluu isännöitsijälle. Jos yhtiöön ei ole valittu isännöitsijää, tulee hallituksen huolehtia myös kirjanpidon järjestämisestä.

Kirjanpidon avulla seurataan taloyhtiön tulojen ja menojen sekä varojen ja velkojen kehitystä. Kirjanpidosta saatu tieto taloyhtiön taloudellisesta tuloksesta ja taloudellisesta asemasta perustuu pääosin tilinpäätökseen, mutta myös tilikauden aikana tehdyt raportit ja laskelmat antavat tärkeää tietoa taloyhtiön päätöksiin. Tämän takia kirjanpito tulee pitää ajan tasalla.

Taloyhtiön tilikausi on 12 kuukautta, mutta se ei ole sidottu kalenterivuoteen. Ainoastaan toimintaa aloitettaessa tai lopetettaessa tai tilinpäätöksen ajankohtaa muutettaessa tilikausi voi olla tätä lyhyempi tai pidempi, kuitenkin enintään 18 kuukautta. Yleistä onkin, että taloyhtiön siirtyessä rakennuttajalta osakasten hallintaan tilikausi on poikkeava. Taloyhtiön tilikaudesta määrätään perustamissopimuksessa tai yhtiöjärjestyksessä ja sen muuttamisesta päättää yhtiökokous.

Kirjanpidon hoito sisältää tilinavaukset, kirjanpitotapahtumien tiliöinnin ja kirjaamisen sekä tarvittavien täsmäytysten tekemiset. Tehtäviin kuuluu myös muiden laskelmien, kuten lainaosuus- ja hankerahoituslaskelmien laadinta sekä kirjanpitoaineiston dokumentointi. Taloyhtiössä osakirjanpitona hoidetaan vastike-, vuokra- ja käyttökorvauskirjanpito, yleisesti vuokrankantokirja, sekä palkkakirjanpito. Liiketapahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys tositteesta kirjanpitoon sekä tuloslaskelmaan ja taseeseen on vaikeuksitta todettavissa. Näin ollen osakirjanpidot on täsmäytettävä pääkirjanpitoon.

Tilikauden alussa tehdään tilinavaus, joka perustuu päättyneen tilikauden tasetietoihin. Liiketapahtumat kirjataan aikajärjestyksessä päiväkirjaan tositteilla, joista tulee selvitä tositteen numero ja tiliöinnit. Tiliöinnillä tarkoitetaan kirjattavan tuoton tai kulun kohdistamista oikealle taloyhtiön tililuettelon mukaiselle kirjanpitotilille. Kirjanpito tehdään suoriteperusteisesti eli meno kirjataan, kun tietty suorite on vastaanotettu tavarana tai palveluna, ja tulon kirjaamisperusteena on vastaavasti suoritteen luovuttaminen. Näin ollen taloyhtiön luovuttaessa tilan vuokralaiselleen, vuokra kirjataan sen kuukauden tuloksi, vaikkei rahasuoritusta olisi vielä saatukaan tilille.

Taloyhtiön kirjanpitoraporteista yleisin ja tunnetuin on varmasti tilinpäätös. Kun kirjanpito on hoidettu huolella ja ajantasaisesti, saadaan siitä kuitenkin paljon enemmän irti kuin pelkkä vuosittainen katsaus. Kirjanpidon säännöllinen seuranta on luonnollisesti isännöitsijän työn kannalta tärkeää, mutta myös hallituksen jäsenien voi olla mielekästä seurata taloyhtiön taloudellista tilaa esimerkiksi neljännesvuosittain. Käytännössä alati ajan tasalla oleva talouden hallinta mahdollistaa vaikka päivittäisen tilannetarkastelun, vaikka yleensä kuukausittainen seuranta on riittävä. Säännöllinen seuranta mahdollistaa poikkeamiin ja yllättäviin menoeriin reagoimisen nopeasti.

Kirjanpitoaineiston säilyttämisestä säädetään kirjanpitolaissa. Kirjanpitoaineiston tulee olla selväkielisessä muodossa tai koneellisessa tietovälineessä, josta se on tarvittaessa muutettavissa selväkieliseen muotoon. Kirjanpitokirjat ja tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä lukien. Tositteet, kirjeenvaihto ja täsmäytysselvitykset sekä muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Aineiston säilyttäminen on taloyhtiön hallituksen vastuulla. Isännöitsijän vaihtuessa on varmistettava, että uusi isännöitsijä saa haltuunsa säilytettävän kirjanpitoaineiston. Tämä varmistetaan laatimalla siirrettävästä kirjanpitoaineistosta luettelo, jonka vanha ja uusi isännöitsijä tai hallitus allekirjoittaa.