Sähköinen allekirjoitus helpottaa taloyhtiön hallintoa

Sopimuksia ja muita dokumentteja käsitellään taloyhtiöissä edelleen usein perinteiseen tapaan paperisina, vaikka homman voisi hoitaa huomattavasti kätevämmin sähköisen allekirjoituspalvelun avulla. Se on helppouden lisäksi ympäristöystävällisempi ja kustannustehokkaampi tapa hoitaa allekirjoitukset kuin perinteinen kynällä ja paperilla tehty allekirjoitus.

Sähköinen allekirjoittaminen muuttaa taloyhtiön toimintaa tehokkaammaksi, kun allekirjoitettavia dokumentteja ei tarvitse enää lähetellä edestakaisin sähköpostitse, skannailla tai postittaa, vaan kaikkia dokumentteja vaikkapa hallituksen jäsenten ja isännöitsijän kesken voidaan hallinnoida ja kommentoida yhdessä paikassa. Yhteistyö on sujuvampaa, kun kukaan ei tipahda pois sähköpostiketjuista ja tarvittavat tiedostot ovat kaikkien hallituksen jäsenten saatavilla.

SignSpace on kotimainen ja tietoturvallinen sähköinen allekirjoituspalvelu, jonka avulla taloyhtiössä hoituvat sopimusten allekirjoittamisen lisäksi esimerkiksi äänestykset, sopimusten arkistointi ja tehtävien hallinta. Kaikki allekirjoitettavista dokumenteista käytävä keskustelu voidaan käydä samassa palvelussa, jossa sopimukset allekirjoitetaan, mikä helpottaa esimerkiksi sopimusten ja pöytäkirjojen muokkaamista.

SignSpace-palvelussa on näppärää järjestää sähköisiä äänestyksiä, mikä helpottaa esimerkiksi yhtiökokousten äänestysten järjestämistä. Palvelussa onnistuvat niin avoimet kuin suljetutkin äänestykset, ja äänten laskeminen käy kätevästi ja luotettavasti palvelusta saatavan raportin avulla. Voit myös muokata äänestyksiä tarpeidesi mukaan, eli esimerkiksi määritellä äänestäjät, jotka äänestävät toisen henkilön edustajana tai jotka voivat käyttää enemmän kuin yhden äänen.

SignSpace-palvelussa allekirjoitetut dokumentit arkistoidaan 10 vuodeksi, joten taloyhtiön dokumentteja on helppo hallita myös hallitusten jäsenten vaihtuessa. Voit siis huoletta unohtaa taloyhtiön tiedostokansioiden loputtoman selaamisen ja varaston pölyiset mappivuoret.