Tilintarkastajan vinkit:Miten lukea tilinpäätösasiakirjoja?

Tilintarkastaja Kaarina Pyydönniemi Idman Vilén Grant Thornton Oy:stä muistuttaa isännöitsijän ja taloyhtiön hallituksen vastuun painavuudesta: Yksityinen henkilö on tavallisesti tehnyt suurimman henkilökohtaisen sijoituksensa ostaessaan asunto-osakkeen.

Kyse on, ei enemmästä eikä vähemmästä, kuin vastuusta henkilön tärkeimmästä omaisuudesta ja sen arvosta, mutta tätä ei aina tulla ajatelleeksi.

Osakkeenomistajan on kohtuullista vaatia, että tilinpäätöksessä on kaikki kohdallaan. Sen tulee sisältää tasekirja, jossa on tuloslaskelma, tase, liitetiedot, tase-erittelyt ja toimintakertomus. Tämä tasekirja on ehdottomasti liitettävä mukaan kokonaisuutena. Tase-erittelyt eivät ole julkisia asiakirjoja.

Asiakirjojen tulee aina muodostaa yksi yhtenäinen, selkeä kokonaisuus. Esimerkiksi tasekirjassa kuluvan vuoden ja edellisen vuoden kaikkien erien on oltava selkeästi vertailtavissa. Jos jokin erä syystä tai toisesta poikkeaa edellisestä vuodesta, tasekirjassa on mainittava syy, miksi luvut eivät ole vertailtavissa.

Tilinpäätöksen allekirjoittavat isännöitsijä ja allekirjoitushetkellä toimivaltainen hallitus. Jos hallitus on vaihtunut ennen tilinpäätöksen käsittelyä, tilinpäätöksen siis allekirjoittaa uusi hallitus. Vanha hallitus kuitenkin vastaa oman toimikautensa asioista allekirjoittajista riippumatta. Tase-erittelyt allekirjoittavat niiden laatijat.

Yhtiökokouksen käsiteltäviksi tulevat tilinpäätös tasekirjoineen ja tilintarkastuskertomus. Pyydönniemi muistuttaa, että kokous ei voi päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta, vaikka kaikki osakkaat olisivat läsnä, jos osakkeenomistajilla ei ole ollut lainmukaista mahdollisuutta tutustua asiakirjoihin ennen kokousta.

– Asiakirjat tai niiden jäljennökset on annettava osakkeenomistajille kokouskutsun myötä tutustumista varten tai ne on vaihtoehtoisesti pidettävä nähtävillä vähintään viikon ajan ennen kokousta, ellei niitä toimiteta henkilökohtaisesti, hän toteaa. Tositteita osakkeenomistajalla ei kuitenkaan ole oikeutta vaatia nähtäväksi.

Tilinpäätöksen sisällössä yksi osakkeenomistajan kannalta keskeinen kysymys liittyy hoito- ja pääomavastikkeisiin.

– Hoito- ja pääomavastikkeet on tilinpäätöksessä käsiteltävä aina erikseen. Tämä on erittäin tärkeää, sillä hoitovastike on tarkoitettu kiinteistön hoitomenojen kattamiseen ja pääomavastikkeen on puolestaan katettava pääomakulut. Jos hoitovastike pidetään liian pienenä ja hoitokuluihin käytetään pääomavastikkeen rahoja, ei lainakuluihin jää rahaa. Tämä voisi johtaa esimerkiksi siihen, että kun asunto vaihtaa omistajaa, lainanlyhennykset ja korot ovat edelleen maksamatta. Osakkeenomistajan on oman etunsa vuoksi katsottava, että hoitokulut ja pääomakulut pidetään täysin erillään, Pyydönniemi sanoo.

Taloyhtiön korjaushankkeisiin, niin nykyisiin kuin tuleviinkin, liittyy kysymyksiä, jotka on otettava huomioon tilinpäätöstä tarkasteltaessa. Korjaushankkeet jaetaan vuosikorjauksiin, jollaisia ovat esimerkiksi seinän maalaus sekä perusparannuksiin, jossa korjaus kohdistuu rakenteisiin.

Perusparannus nostaa kiinteistön arvoa. Vuosikorjaukseen liittyvät menot voidaan jakaa suurehkoihin ja muihin korjausmenoihin. Suurehkot korjausmenot voidaan aktivoida taseeseen.

– Aktivointi taseeseen tarkoittaa, että meno kirjataan taseeseen omaisuudeksi ja vähennetään sieltä vuotuisin poistoin.Sijoittajaosakkaan kannalta taloyhtiössä oleellista on, että jos menoja rahastoidaan ts. aktivoidaan, osakas ei voi maksuvuonna vähentää verotuksessaan maksamiaan suorituksia saamastaan vuokratuotosta, vaan hän saa verohyödyn käyttömahdollisuuden vasta myydessään ao. huoneisto-osakkeet. Korjausrahastoidut varat on käytettävä maksimissaan 5 vuoden aikana ja niillä on merkitystä myös sijoittajaosakkaan verotuksen kannalta. Rahastointi vaatii yhtiökokouksen päätöksen, Pyydönniemi selventää.

Kilan (kirjanpitolautakunnan) yleisohjeen mukaan rakennusrahastoon tapahtuvan rahastoinnin kohteena voivat yhtiökokouksen päätöksen perusteella olla mm. osakkailta ennakkoon kerätyt varat perusparannuksia varten, kuten korjausvastikkeet, säästövastikkeet, hankeosuussuoritukset tai osakkaiden lainanosuussuoritukset.

Toinen mahdollisuus varautua tuleviin menoihin on asuintalovaraus, jossa käyttökohdetta ei ole pakko aktivoida. Varaukset pitävät aina sisällään piilevää verovelkaa. Jos taloyhtiössä on esimerkiksi peritty liian suurta vastiketta, ei tietenkään haluta, että siitä jouduttaisiin maksamaan veroa. Veronmaksua voidaan siirtää tulevaan tekemällä varaus tulevien menojen varalta.

– Monessa talossa tehdään korjauksia hitaammin mitä voisi olettaa. Osakkeenomistajan kannattaa kiinnittää huomiota varausten määrään ja katsoa tarkkaan, tehdäänkö niitä yhtiössä vai ei, Pyydönniemi ohjeistaa.

– Jos varauksia ei tehdä ja jos yhtiövastike on kaikkien menojen kattamiseen liian pieni, ei taloyhtiössä kyetä tekemään korjauksia, vaikka sähköt menisivät poikki korjaamattomien vikojen vuoksi.

Toisaalta, kun 10 vuotta tulee umpeen, luetaan varaus yhteisön tuloksi sinä vuonna jona varaus viimeistään olisi pitänyt käyttää. Käyttämätön varaus pitää siihen mennessä purkaa. Jos varaus on kovin iso, voidaan pohtia, ovatko vastikkeet olleet oikean suuruisia, hän pohtii.

Asuintalovaraus ei vaadi erillistä yhtiökokouspäätöstä eikä sillä ole vaikutusta osakkaan verotukseen. Asuintalovarausta vastaan voi olla tai voi olla olematta olemassa olevaa rahaa. Jos varausta vastaan on olemassa raha, asuintalovarauksen muodostaminen on merkinnyt tuottojen toteutumista kuluja suurempana, jolloin asunto-osakeyhtiölle on jäänyt ylimäärästä rahoitusomaisuutta käytettäväksi seuraavina tilikausina.

Jos taas asuintalovarausta vastaan ei ole olemassa rahaa, varauksen muodostaminen ei ole merkinnyt rahoitusomaisuuden kertymistä vaan varaus on tehty poistoerojen ja rahastoinnin lisäksi tai sijasta peittämään esimerkiksi lainanlyhennyksiä varten perityn vastikeosuuden tulovaikutusta.

Pyydönniemi huomauttaa, että isännöitsijällä on taloyhtiössä suuri valta, joka ulottuu siihen, että isännöitsijä voi halutessaan vaikuttaa tiettyjen tahojen tarjousten läpimenemiseen. Isännöitsijä ehdottaa, hallitus käsittelee, tilintarkastaja tarkastaa ja yhtiökokous hyväksyy. Isännöitsijän ammattitaito ja intressit ratkaisevat paljon.

– Isännöitsijän toimenkuva on nykypäivänä erittäin laaja ja hän on paljon vartijana. Isoissa isännöitsijätoimistoissa eri isännöitsijöillä onkin eri vastuualueet, koska yhden ihmisen on mahdotonta olla joka alan asiantuntija.Paras asiantuntemus on yleensä auktorisoiduilla isännöitsijöillä, hän toteaa.

Jatkossa lisähaasteita taloyhtiöiden kirjanpitoon ja tilinpäätöksiin toi myös rakentamiseen liittyvän tiedonantovelvollisuuden muuttuminen 2014 lähtien. Kuukausi-ilmoittaminen alkoi heti, eikä muutoksissa ole siirtymäaikaa. Ilmoittamisen kannalta muutos on huomattavasti suurempi kuin esimerkiksi käännetyn arvonlisäveron tuominen rakennusalalle. Tietoja on ilmoitettava huomattava määrä kuukausittain ja kustannustekijä varsinkin pienemmissä urakoissa on kohtalainen.

Ilmoittaminen koskee kaikkia yrityksiä, asunto-osakeyhtiöitä, kuntia ja valtiota eli käytännössä kaikkia rakentamista tai rakennuttamista harjoittavia tahoja. Ilmoittaminen vaatii myös ennakointia, jopa ennustamista, sillä ilmoituksessa kysytään esimerkiksi urakan kokonaissummaa, vaikka sitä olisi varsinaisesti urakkakohtaisesti sovittu työn tapahtuessa esimerkiksi tuntityönä. Pyydönniemen mukaan muutokseen ei ole riittävästi varauduttu. Lievennystä tilanteeseen tuo kuitenkin se, että verottaja ei rankaise siitä, jos tiedoissa on aluksi virheitä. Pääasia on saada järjestelmä alkuun.

Muokattu 17.2.2016: Lisätty: "Tase-erittelyt eivät ole julkisia asiakirjoja"