Isännöitsijän vaihtaminen

Isännöitsijän vaihtaminen voi olla haasteellinen hanke

Taloyhtiöt vaihtavat isännöitsijää vain harvoin. Valituksia isännöitsijöistä tulee kyllä asukkailta – ennen kaikkea siitä, ettei isännöitsijää saa kiinni silloin kuin tarvitsisi. Uutta isännöitsijää voi olla kuitenkin vaikea löytää, ja vielä vaikeampaa on tietää, muuttuuko palvelu parempaan vaihtamalla. Miten taloyhtiössä kannattaa menetellä, jos isännöitsijän vaihtaminen on harkinnan tasolla?
Isännöitsijän valinta ja siitä huolehtiminen, että yhtiöllä on pätevä isännöintiyritys, kuuluu taloyhtiön hallitukselle. Yleensä etsimisen hoitaa puheenjohtaja. Isännöitsijöistä on kuitenkin nykyisin pulaa, mikä on johtanut siihen, että kaikki tarjouspyynnön saaneet toimistot eivät edes anna tarjousta. Isännöitsijöitä jää eläkkeelle sadan henkilön vuosivauhtia ilman, että uusia saadaan tilalle. Monella isännöitsijällä on kädet täynnä töitä eikä uusia asiakkaita haluta tai edes voida ottaa.

Pienen yhtiön vaikeinta löytää uusi isännöitsijä

Pienen asunto-osakeyhtiön voi olla vaikeampi vaihtaa isännöitsijää kuin suuren. Moni isännöintitoimisto ei ota pieniä kohteita lainkaan, koska niiden hoitaminen ei ole kovin kannattavaa.

Jos palvelu on ostettu isommalta isännöintiyritykseltä, jossa on useita isännöitsijöitä, on yksi mahdollisuus, että yrityksen sisällä vaihdetaan taloyhtiölle nimettyä isännöitsijää. Jos kyseessä on yksityinen isännöitsijä, voi taloyhtiön hallitus isännöintisopimuksessa mainitun irtisanomisajan jälkeen tehdä sopimuksen uuden isännöitsijän kanssa, mikäli löytää sellaisen. Lain mukaan vaihtamista ei tarvitse perustella.

Ensimmäinen haaste on siten mahdollisten ehdokkaiden etsiminen. Jos tiedossa on hyväksi tunnettuja isännöitsijätoimistoja, niistä kannattaa kysellä jo etukäteen, kiinnostaako niitä tehdä tarjous. Kysellä kannattaa myös muiden talojen hallituksilta, onko niillä sopimuksia sellaisten isännöitsijöiden kanssa, joita voisi suositella. Tunnetut isännöintiyritykset paikkakunnalla on hyvä käydä läpi. Jos paikkakunta on pieni eikä vaihtoehtoja ole, kysymykseen tulevat myös naapurikunnan isännöintitoimistot. Isännöintiliitolla on omilla sivuillaan myös hakupalvelu, johon voi tutustua osoitteessa: www.isannointiliitto.fi/haeisannointia/

Valituksia isännöitsijöistä
tulee asukkailta
– ennen kaikkea
siitä, ettei isännöitsijää
saa kiinni silloin kuin
tarvitsisi.Valituksia isännöitsijöistä tulee asukkailta – ennen kaikkea siitä, ettei isännöitsijää saa kiinni silloin kuin tarvitsisi.

Eikö halvin ollut hyvä?

Jos edelliseen isännöitsijään on ollut tyytymättömyyttä, kannattaa taloyhtiön hallituksen katsoa valintaprosessiin osalta myös peiliin: Miten valinnan voisi tehdä paremmin? Onko valintaperusteena aikaisemmin kenties ollut pelkästään hinta? Onko ehdokkaita edes haastateltu? Onko tehtävät määritelty selkeästi ja tarpeet kartoitettu etukäteen riittävän hyvin?

Ennen tarjouspyyntöä hallituksen tulisikin tehdä perusteellinen tarvekartoitus, mitä palveluita halutaan ostaa, millaista asiakaspalvelua ja viestintää halutaan, mitä edellytetään työskentelyltä hallituksen kanssa ja millä kriteereillä isännöintiyritys kaikkiaan valitaan.

Tarjouspyynnön tulisi sisältää ainakin seuraavat asiat:

• Kuvaus yhtiöstä

• Palvelut, jotka halutaan ostaa

• Taloyhtiön tärkeimmät tavoitteet

• Muut tiedot, jotka halutaan tarjoukseen: esim. tehtäväluettelo, kk-hintaan kuuluvat sekä erikseen veloitettavat palvelut, isännöintiyrityksen referenssit yms.

• Liitteinä: isännöitsijätodistus ja yhtiöjärjestys, uusin tilinpäätös ja toimintasuunnitelma, kunnossapitotarveselvitys Taloyhtiön edun mukaista on pyytää tarjoukset siten, että jokainen isännöintiyritys tarjoaa samalla hallituksen hyväksymällä sopimussisällöllä. Näin tarjouksista saadaan todella vertailukelpoisia.

Huomiota laatuun ja ammattitaitoon

Jos tarjouksia tulee riittävästi, hallituksen kannattaa haastatella vastaava isännöitsijä ennen sopimuksen tekoa. Haastattelu on samalla myös ensimmäinen kontakti uuteen isännöitsijään. Hallitus avaa ja käsittelee tarjoukset kokouksessaan ilman isännöitsijää. Vertailussa on viisasta painottaa laatua, ei pelkästään hintaa: Onko yrityksellä riittävästi henkilökuntaa, kokemusta ja ammattitaitoa? Onko isoihin korjauksiin teknistä osaamista? Onko yrityksellä auktorisointi tai muu laatujärjestelmä? Myös yrityksen taustat kannattaa tarkistaa. Isännöitsijä on taloyhtiössä avainasemassa ja paljon haltijana.

Valinta on tehtävä harkiten. Isännöitsijän arvioinnissa on kuitenkin pidettävä realismi mukana: Jos yhdellä isännöitsijällä on 21 taloyhtiötä, aikaa on yhtiötä kohden alle 8 tuntia kuussa. Ennen vanhan isännöitsijän irtisanomista, puntaroi kokonaistilanne odotuksineen ja edellytyksineen huolella.

Omataloyhtiö.fi
Julkaistu
13.3.2017