Huoneistotietojärjestelmä - osa 1

ASREK-hanke oli yksi Sipilän hallituksen kärkihankkeista. Hallitusohjelman mukaisesti tavoitteena on uudistaa julkiset palvelut käyttäjälähtöisiksi ja ensisijaisesti digitaalisiksi.

huoneistotietojärjestelmä-750x422

Sähköisen asunto-osakerekisterin eli huoneistotietojärjestelmän perustaminen ja suunnittelu aloitettiin vuonna 2015 Maa- ja metsätalousministeriön johdolla. Varsinainen perustamishanke päättyi vuoden 2019 lopussa, jolloin Maanmittauslaitos otti huoneistotietojärjestelmän käyttöön. Vaikka varsinainen hanke on päättynyt vuoden 2019 lopussa, järjestelmän kehittäminen jatkuu edelleen.

Huoneistotietorekisterin kehitystyön ja käyttöönoton tavoitteet

Huoneistotietojärjestelmän tarkoituksena on parantaa asuinhuoneistoja koskevien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuutta ja luotettavuutta, kun tiedot osakehuineistoista, niiden omistuksista, panttauksista ja rajoituksista ovat sähköisessä muodossa, yhdessä keskitetyssä järjestelmässä. Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, se korvaa paperisen osakekirjan käytön osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena.

Tämä ei ainoastaan paranna kansalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia, vaan samalla järjestelmä helpottaa kymmenien tuhansien ihmisten päivittäistä käytännön työtä niin taloyhtiöissä, isännöinnissä, kiinteistönvälityksessä, rahoituslaitoksissa kuin julkishallinnossakin. 

Osakeluettelon siirron hyödyt taloyhtiölle

  • osakeluettelon ylläpito siirtyy Maanmittauslaitoksen vastuulle
  • taloyhtiö saa huoneistotietojärjestelmästä tiedot yhtiön hallinnon hoitamista ja muuta tavanomaista toimintaansa varten maksutta
  • yhtiöltä poistuu vastuu omistusten selvittämisestä, koska Maanmittauslaitos rekisteröi omistukset
  • taloyhtiö saa aina tiedot uuden omistuksen rekisteröinnistä Maanmittauslaitoksen ilmoituksella
  • tietojen ylläpidosta ja uusien omistajien merkinnästä osakeluetteloon huolehtii Maanmittauslaitos
  • taloyhtiö saa käyttöönsä tietopalvelut. Tästä on hyötyä varsinkin pienille taloyhtiöille, jotka ovat tähän asti ovat ylläpitäneet osakeluetteloa manuaalisesti
  • mahdollisen lisärakentamisen yhteydessä taloyhtiö hyötyy siinä, että uusille osakkeille ei tarvitse enää erikseen painattaa paperisia osakekirjoja
  • taloyhtiö saa osakeluettelon ja osakkaiden yhteystiedot suoraan huoneistotietojärjestelmästä
  • yhtiön velvollisuus valvoa varainsiirtoveron suorittamista osakkeiden omistajavaihdosten yhteydessä päättyy. Maanmittauslaitos saa selvityksen suoraan Verohallinnolta ja merkitsee tiedon omistajan osakeluetteloon.

Paperiset osakekirjat vaihtuvat sähköiseen merkintään

Laki huoneistotietojärjestelmästä (HTJ) tuli voimaan 1.1.2019. Samalla alkoi tietojen kerääminen valtakunnalliseen huoneistotietojärjestelmään.

Nykyisin uudet taloyhtiöt perustetaan suoraan digitaalisesti eli sähköiseen muotoon, näin ollen paperisia osakekirjoja ei enää paineta. Ennen vuotta 2019 perustetut taloyhtiöt viedään sähköiseen järjestelmään kaksivaiheisesti.

Ensin taloyhtiöt vievät järjestelmään tiedot yhtiöstä ja sen huoneistoista siirtämällä yhtiön osakeluettelon, tähän tarkoitukseen luodulla ja 2020 keväällä käyttöönotetulla siirtopalvelulla.

Vasta taloyhtiön hoidettua oman osuutensa tietojen siirrosta huoneistotietojärjestelmään on osakkeenomistajien vuoro. Osakkeenomistajat voivat hakea Maanmittauslaitokselta omistuksensa rekisteröintiä omistamilleen huoneistoille. Osakehuoneiston sähköinen omistajamerkintä korvaa jatkossa paperisen osakekirjan käyttämisen osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena.

huoneistotietojärjestelmä-2-750x422

Taloyhtiön osakeluettelon siirtomenettely

Ennen siirtoa taloyhtiön tulee tarkistaa, että osakeluettelon tiedot ovat ajan tasalla ja ne vastaavat yhtiöjärjestyksessä olevia tietoja. Mahdolliset muutokset edellä mainittuihin tulee tehdä ennen osakeluettelon siirtoa, koska Maanmittauslaitos ei tarkista annettuja tietoja. Tietojen oikeellisuudesta vastaa siis taloyhtiö. Isännöintijärjestelmien tietoja voidaan hyödyntää pohjatietona osakeluettelon tietojen siirrossa.

Osakeluettelon voi huoneistotietojärjestelmään siirtää taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä sekä henkilö, jolle valtuutus siirron tekemiseen on annettu suomi.fi-palvelussa. On erittäin tärkeää, että kaupparekisterin tiedot ovat ajan tasalla, koska mm. kyseinen asiointioikeus tarkistetaan kaupparekisteristä. Siirron tekeminen edellyttää taloyhtiön hallituksen päätöstä.

Maa- ja metsätalousministeriön 15.1.2021 päivätyn tiedotteen mukaan taloyhtiöille asetettua aikaa siirron tekemiseen on jatkettu 31.12.2023 saakka. Lisäajan myöntämisellä on haluttu antaa taloyhtiöille riittävästi aikaa valmistautua ja näin varmistaa siirron sujuvuus. Maanmittauslaitos ei peri maksu osakeluettelon siirrosta kun siirto tehdään määräajassa. Siirrosta on tiedotettava osakkaille viipymättä, koska se vaikuttaa niin taloyhtiön kuin osakkaidenkin toimintaan jatkossa.

Lisätietoa siirtomenettelystä löytyy mm. Maanmittauslaitoksen Huoneistotietojärjestelmän internet-sivuilta

Huoneistotietojärjestelmä

Lue artikkelin toinen osa ensi viikolla.


Tilaa Omataloyhtiön uutiskirje

Tilaa uutiskirje


Omataloyhtiö.fi
Julkaistu
9.2.2021