Taloyhtiö: näin valmistaudut osakeluettelon siirtoon

Pienten yhtiöiden osakeluetteloita voi jo tälläkin hetkellä siirtää osakeluettelon siirtopalvelussa huoneistotietojärjestelmään, mutta isännöintijärjestelmää käyttävän isännöinnin on kannattanut odottaa teknisten rajapintojen valmistumista.

– On odotettavissa, että pian myös ammatti-isännöinnin taloyhtiöt alkavat siirtyä huoneistotietojärjestelmään, kun Maanmittauslaitos ja järjestelmätoimittajat alkavat saada omia toiminnallisuuksiaan valmiiksi, arvioi Maanmittauslaitoksen johtava asiantuntija Markus Tast.

Tastin mukaan useampi järjestelmätoimittaja on testannut viimeisen vuoden aikana huoneistotietojärjestelmän palveluita, ja ensimmäiset sopimukset palvelun käytöstä allekirjoitetaan todennäköisesti lähiviikkoina. Tämän vuoden aikana onkin odotettavissa, että ensimmäiset isännöintijärjestelmät ottavat huoneistotietojärjestelmän käyttöön.

Miten ammatti-isännöinnin taloyhtiöissä sitten kannattaa valmistautua osakeluettelon siirtoon? Ihan ensimmäiseksi kannattaa huolehtia, että taloyhtiön hallitus on tehnyt päätöksen osakeluettelon siirrosta. Siirrosta ja sen ajankohdasta kannattaa sopia taloyhtiössä jo etukäteen.

Taloyhtiö:

Taloyhtiön on tiedotettava osakkaille osakeluettelon siirrosta viipymättä, koska taloyhtiön kuuluminen huoneistotietojärjestelmään aiheuttaa muutoksia sekä taloyhtiön että osakkaiden toimintaan. Isännöitsijäntodistukseen on merkittävä tieto siitä, kuuluuko taloyhtiö huoneistotietojärjestelmään ja perustuuko omistus osakekirjaan vai sähköiseen merkintään.

– Osakeluettelon siirron jälkeen taloyhtiön ei enää tarvitse selvittää huoneistojen omistajanvaihdoksia. Osakeluettelon ylläpito on Maanmittauslaitoksen vastuulla. Taloyhtiö saa tiedon omistuksen rekisteröinneistä ensisijaisesti sähköpostitse. Jos isännöinnin käytössä on huoneistotietojärjestelmän rajapintapalvelu, tieto omistuksen muutoksista on saatavilla myös sen kautta suoraan omaan isännöintijärjestelmään, Tast kertoo.

Yhtiön ei myöskään tarvitse enää valvoa varainsiirtoveron suorittamista omistajanvaihdosten yhteydessä. Maanmittauslaitos saa tiedon varainsiirtoveron suorittamisesta suoraan Verohallinnolta.

Yhtiön ei tarvitse enää ylläpitää osakkaiden yhteystietoja, vaan se saa ne tarvittaessa Maanmittauslaitokselta, mm. yhtiökokouskutsun lähettämistä varten. Maanmittauslaitos ylläpitää osakkaiden sähköpostiosoitteita ja postiosoitteita.

Osakas:

Osakeluettelon siirron jälkeen osakas voi hakea omistuksensa rekisteröintiä ja osakekirjansa mitätöintiä Maanmittauslaitokselta. Omistuksen rekisteröintiä on haettava kymmenen vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta, mutta rekisteröinti on pakollista jo aiemmin, jos osakehuoneisto vaihtaa omistajaa.

Kun omistajuus perustuu sähköiseen omistajamerkintään, osakkaalla ei ole enää tarvetta säilyttää paperista osakekirjaa eikä tästä mahdollisesti aiheutuvia kustannuksia enää ole. Samalla poistuu riski paperisen osakekirjan tuhoutumisesta tai häviämisestä.

Osakkaan vastuulla on myös tarvittaessa ilmoittaa muuttuneet yhteystiedot Maanmittauslaitokselle. Osakkaan yhteystieto on taloyhtiön siirrossa ilmoittama yhteystieto siihen saakka, kunnes omistaja rekisteröi omistusoikeutensa sähköiseksi tai ilmoittaa tätä ennen Maanmittauslaitokselle uuden yhteystietonsa: sähköpostiosoitteen, postiosoitteen tai molemmat.