• Etusivu
  • Isännöitsijä

Sähköisellä allekirjoituksella helppoutta isännöintiin

Rakentajan toimitus
Julkaistu 15.10.2021
202110_73086.jpg

Isännöintitoimistojen käsiin päätyy jatkuvasti monenlaisia dokumentteja, kuten urakkasopimuksia, kokousten pöytäkirjoja ja autopaikkojen varaussopimuksia. Suuren tietomäärän hallinta helpottuu, kun kaikki samaan aiheeseen liittyvät asiakirjat löytyvät fiksusti samasta paikasta. Tässä apuna on sähköinen allekirjoituspalvelu, jota voi käyttää myös muun muassa kommunikointiin, tiedostojen hallintaan sekä allekirjoitettujen sopimusten arkistointiin.

Sähköinen allekirjoittaminen tarkoittaa sitä, että perinteisestä kynä-paperi-yhdistelmästä siirrytään allekirjoittamaan dokumentteja allekirjoituspalvelun avulla. Sähköisessä allekirjoittamisessa tarvitaan vain pääsy allekirjoitettavaan dokumenttiin, tietokone tai mobiililaite sekä pankkitunnukset.

Sähköisen allekirjoittamisen SignSpace-palvelun avulla voi hoitaa näppärästi paitsi erilaisten sopimusten sähköisen allekirjoittamisen, kuten myös muun isännöinnin dokumenttien hallinnan, lähettämisen ja yhteydenpidon. Palvelussa voi hallinnoida esimerkiksi palvelu- ja isännöitsijätodistuksia sekä taloyhtiön ja huoltoyhtiön välisiä sopimuksia.

Kaikki tämä käy vaivatta vaikka omalta kotisohvalta tai sukulaisen kesämökiltä käsin.

Allekirjoita, arkistoi ja äänestä sähköisesti

Paperityön sähköistäminen tuo isännöintityöskentelyyn rahaa ja aikaa säästävää ketteryyttä, kun sopimuksia ei tarvitse enää lähettää, allekirjoittaa ja arkistoida manuaalisesti. SignSpace-palvelussa dokumenttien jakaminen, tehtäviin päätöksiin liittyvä keskustelu sekä dokumenttien allekirjoittaminen ja arkistointi käy helposti ajasta ja paikasta riippumatta. Esimerkiksi kokouspöytäkirjoja ei tarvitse prosessin sähköistämisen myötä kierrättää postilaatikosta toiseen tarkistettavana ja allekirjoitettavana.

Myös sähköinen äänestäminen onnistuu SignSpace-palvelussa tietoturvallisesti – tarpeen mukaan joko suljetussa tai avoimessa äänestyksessä. Äänestysominaisuuden käyttämiseen tarvitset vain SignSpace-lisenssin ja hieman istumalihaksia. Palvelussa voi luoda äänestyspyyntöjä, joilla käyttäjiä kutsutaan äänestämään käsiteltävästä asiasta etänä tai paikan päällä yhtiökokouksessa.

Yhtiökokous onnistuu näppärästi etänä

Yhtiökokoukset ovat perinteisesti olleet kevät- ja syystalkoiden ohella niitä harvoja taloyhtiön tapahtumia, jonne taloyhtiön osakkaat ovat kokoontuneet kasvotusten. Enää kokouspullakahveja ei tarvitse nauttia samassa paikassa, vaan myös yhtiökokoukset on mahdollista järjestää etänä.

Perinteisesti etänä yhtiökokouksiin on voinut osallistua toimittamalla oma kannanotto kokoukseen sähköisesti etukäteen. Mikäli yhtiökokouksessa haluaa olla etänä paikalla, se onnistuu uuden ajan sähköisten palvelujen avulla vaivattomasti. SignSpace auttaa etäyhtiökokousten järjestämisessä, sillä palvelussa voi kommunikoida kokouksen aiheista etukäteen, jakaa ja allekirjoittaa tiedostaja ja äänestää etänä.

Sisäisten prosessien sähköistäminen

Isännöintitoimistojen prosessien sähköistäminen helpottaa myös toimistojen sisäistä työtä. Asiakastyön ohella sähköisen allekirjoituksen palvelua voi hyödyntää myös isännöintitoimistojen omassa toiminnassa esimerkiksi työsopimusten allekirjoittamiseen, tietoturvalliseen tiedonvaihtoon turvapostin tavoin sekä päivittäiseen kommunikointiin työkavereiden kanssa.

SignSpace on luotettava ja tietoturvallinen ratkaisu, kun olet valmis sähköistämään isännöinnin prosessit. Tutustu palveluun ja ota se käyttöösi täällä.

Isännöitsijä
taloyhtiön hallinnointi
Kiinnostuitko? Tilaa OMAtaloyhtiö-uutiskirje
Putkiremontti? Energiansäästö? Sähköautojen lataus? Talkoot? Mistä teidän taloyhtiössänne tällä viikolla puhutaan? Omataloyhtiö.fi-uutiskirje sisältää ajankohtaisia, sekä kyseisen viikon teemaan liittyviä artikkeleita. Tutustu muiden taloyhtiöiden projekteihin ja kokemuksiin, vertaile hankkeiden toteutuksia ja lopputuloksia ja laita talteen arvokkaat asiantuntijaohjeet. Olitpa aloitteleva hallituksen jäsen tai monessa marinoitunut isännöitsijä, voit olla varma, että Omataloyhtiö.fi:n uutiskirjeestä opit jotain uutta joka viikko.

Aiheeseen liittyvää

Helsinki ylhäältä päin kuvattuna
Saako vesimittaria asentaa vain yhteen huoneistoon?
Voiko asennuttaa vain yhteen rivitalon vuorattuun huoneistoon vesimittaria? Muut 3 huoneistoa ovat omistuskäytössä. Uudet vuokralaiset käyttävät vettä mielestämme kohtuuttoman paljon.
Taloyhtiö
Taloyhtiöiden osakeluettelon siirto huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä – asiantuntija kertoo miksi ja miten
Osakeluettelon siirto huoneistotietojärjestelmään on ajankohtainen aihe, joka koskettaa taloyhtiöitä, isännöitsijöitä ja osakkaita ympäri Suomen. Huoneistotietojärjestelmä on valtakunnallinen sähköinen rekisteri, johon kerätään tiedot taloyhtiöistä ja niiden osakehuoneistojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista.
Kerrostalo iltavalaistuksessa
Pitääkö kaikkien osallistua remonttikuluihin?
Rivitaloyhtiössämme täytyisi tehdä isompi remontti, koska on löytynyt kosteusvaurio alajuoksussa. Alakerran asuntoihin (ulkopuolelle) pitäisi tehdä korjaukset. Voivatko lain mukaan yläkerran asuntojen omistajat hylätä korjaukset? Siis niin, etteivät osallistuisi kustannuksiin? Kaikki muut remontit menevät osakemäärän mukaan.
parisunta istuu sohvalla ja katselee televisiota
Yhdellä laitteella helposti upea äänimaailma kotisohvallesi
Televisioiden omat kaiuttimet jättävät usein toivomisen varaa äänentoiston laadussa. Hyvän televisioäänen saavuttaminen vaatii usein tarkkaa harkintaa ja mahdollisesti ylimääräisiä laitteita, sillä televisioiden omat kaiuttimet ovat rajallisia monipuolisessa äänentoistossa. Hyvään äänentoistoon pyrkiminen saattaa vaatia useitakin erilaisia osia ja niiden lisäosia sekä rahaa.
20226_78565.jpg
Tiesitkö, että putkiremontti vaikuttaa vakuutuksen hintaan?
Omakotitalossa ja taloyhtiössä asuvan vakuutuksissa on oleellinen ero. Omassa omakotitalokiinteistössään asuva vakuuttaa sekä rakennukset että irtaimiston. Osakeyhtiössä asuttaessa taloyhtiö sitä vastoin vakuuttaa kiinteistön ja asukas kotivakuutuksen myötä irtaimiston kiinteistön sisällä.
nainen ja vesihana smartvatten
Kevennä taloyhtiösi kuluja vesitehokkuudella
Taloyhtiöiden kustannuksista merkittävä osa syntyy käyttövedestä, veden lämmityksestä ja jätevesijärjestelmästä. Vesitehokkailla valinnoilla vedenkulutusta on mahdollista pudottaa nopeasti ja asumismukavuudesta tinkimättä jopa 30 %.

Luetuimmat

skeleton
skeleton
skeleton
skeleton
skeleton

Uusimmat

skeleton
skeleton
skeleton
skeleton
skeleton
skeleton
skeleton
skeleton
skeleton
skeleton
skeleton
skeleton