Sähköisellä allekirjoituksella helppoutta isännöintiin

Isännöintitoimistojen käsiin päätyy jatkuvasti monenlaisia dokumentteja, kuten urakkasopimuksia, kokousten pöytäkirjoja ja autopaikkojen varaussopimuksia. Suuren tietomäärän hallinta helpottuu, kun kaikki samaan aiheeseen liittyvät asiakirjat löytyvät fiksusti samasta paikasta. Tässä apuna on sähköinen allekirjoituspalvelu, jota voi käyttää myös muun muassa kommunikointiin, tiedostojen hallintaan sekä allekirjoitettujen sopimusten arkistointiin.

  

Sähköinen allekirjoittaminen tarkoittaa sitä, että perinteisestä kynä-paperi-yhdistelmästä siirrytään allekirjoittamaan dokumentteja allekirjoituspalvelun avulla. Sähköisessä allekirjoittamisessa tarvitaan vain pääsy allekirjoitettavaan dokumenttiin, tietokone tai mobiililaite sekä pankkitunnukset.

Sähköisen allekirjoittamisen SignSpace-palvelun avulla voi hoitaa näppärästi paitsi erilaisten sopimusten sähköisen allekirjoittamisen, kuten myös muun isännöinnin dokumenttien hallinnan, lähettämisen ja yhteydenpidon. Palvelussa voi hallinnoida esimerkiksi palvelu- ja isännöitsijätodistuksia sekä taloyhtiön ja huoltoyhtiön välisiä sopimuksia.

Kaikki tämä käy vaivatta vaikka omalta kotisohvalta tai sukulaisen kesämökiltä käsin.

Allekirjoita, arkistoi ja äänestä sähköisesti

Paperityön sähköistäminen tuo isännöintityöskentelyyn rahaa ja aikaa säästävää ketteryyttä, kun sopimuksia ei tarvitse enää lähettää, allekirjoittaa ja arkistoida manuaalisesti. SignSpace-palvelussa dokumenttien jakaminen, tehtäviin päätöksiin liittyvä keskustelu sekä dokumenttien allekirjoittaminen ja arkistointi käy helposti ajasta ja paikasta riippumatta. Esimerkiksi kokouspöytäkirjoja ei tarvitse prosessin sähköistämisen myötä kierrättää postilaatikosta toiseen tarkistettavana ja allekirjoitettavana.

Myös sähköinen äänestäminen onnistuu SignSpace-palvelussa tietoturvallisesti – tarpeen mukaan joko suljetussa tai avoimessa äänestyksessä. Äänestysominaisuuden käyttämiseen tarvitset vain SignSpace-lisenssin ja hieman istumalihaksia. Palvelussa voi luoda äänestyspyyntöjä, joilla käyttäjiä kutsutaan äänestämään käsiteltävästä asiasta etänä tai paikan päällä yhtiökokouksessa.

Yhtiökokous onnistuu näppärästi etänä

Yhtiökokoukset ovat perinteisesti olleet kevät- ja syystalkoiden ohella niitä harvoja taloyhtiön tapahtumia, jonne taloyhtiön osakkaat ovat kokoontuneet kasvotusten. Enää kokouspullakahveja ei tarvitse nauttia samassa paikassa, vaan myös yhtiökokoukset on mahdollista järjestää etänä.

Perinteisesti etänä yhtiökokouksiin on voinut osallistua toimittamalla oma kannanotto kokoukseen sähköisesti etukäteen. Mikäli yhtiökokouksessa haluaa olla etänä paikalla, se onnistuu uuden ajan sähköisten palvelujen avulla vaivattomasti. SignSpace auttaa etäyhtiökokousten järjestämisessä, sillä palvelussa voi kommunikoida kokouksen aiheista etukäteen, jakaa ja allekirjoittaa tiedostaja ja äänestää etänä.

Sisäisten prosessien sähköistäminen

Isännöintitoimistojen prosessien sähköistäminen helpottaa myös toimistojen sisäistä työtä. Asiakastyön ohella sähköisen allekirjoituksen palvelua voi hyödyntää myös isännöintitoimistojen omassa toiminnassa esimerkiksi työsopimusten allekirjoittamiseen, tietoturvalliseen tiedonvaihtoon turvapostin tavoin sekä päivittäiseen kommunikointiin työkavereiden kanssa.

SignSpace on luotettava ja tietoturvallinen ratkaisu, kun olet valmis sähköistämään isännöinnin prosessit. Tutustu palveluun ja ota se käyttöösi täällä.

Omataloyhtiö.fi
Julkaistu
25.10.2021