Mitkä asiat muuttuvat taloyhtiössä huoneistotietojärjestelmän myötä?

Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä rekisteri, jossa ylläpidetään tietoa muun muassa taloyhtiöiden yksittäisten asunto-osakkeiden omistajista. Aiemmin taloyhtiöiden osakeluettelo on ollut taloyhtiöiden vastuulla ja useimmiten tätä luetteloa on ylläpitänyt isännöitsijä, taloyhtiön valtuuttamana. Kiinteistöjen osalta vastaava Maanmittauslaitoksen ylläpitämä sähköinen omistusrekisteri on ollut käytössä jo kauan.

Kun taloyhtiö on siirtynyt huoneistotietojärjestelmään, siirtyy siis samalla osakeluettelon ja osakkaiden yhteystietojen ylläpitovastuu Maanmittauslaitokselle. Samalla myös osakeluettelot yhdenmukaistuvat ja jokaisen taloyhtiön osakkeiden omistustiedot tulevat näkymään sähköisinä rekisterimerkintöinä.

Samalla moni muukin aiemmin taloyhtiöitä työllistänyt asia siirtyy Maanmittauslaitoksen vastuulle. Jatkossa Maanmittauslaitoksen velvollisuuksiin kuuluu osakkeiden omistajanvaihdoksista tiedottaminen, varainsiirtoverojen maksamisen valvonnasta huolehtiminen ja taloyhtiön osakkaiden yhteystietojen ylläpitäminen.

Taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä voi olla lunastuslauseke, jonka perusteella toisella osakkaalla, taloyhtiöllä tai muulla henkilöllä on oikeus lunastaa osake, jos osakkeen omistus siirtyy nykyiseltä omistajalta taloyhtiön ulkopuoliselle taholle.

Aiemmin kauppatilanteessa yhtiön ulkopuolinen ostaja ilmoitti yhtiölle osakkeiden siirtyneen hänelle ja kertoi kauppaan liittyvät yksityiskohdat kuten kauppahinnan. Tämän jälkeen taloyhtiö toimitti lunastukseen oikeutetuille kirjallisen ilmoituksen kaupasta ja ilmoitti lunastusmahdollisuudesta ja lunastusajasta.

Kun taloyhtiö on siirtynyt huoneistotietojärjestelmään, prosessi muuttuu siten, että uuden ostajan on haettava ensin omistuksensa sähköistä rekisteröintiä. Maanmittauslaitos rekisteröi ostajan hakemuksesta omistuksen huoneistotietojärjestelmään ja tekee samalla osakeluetteloon osakeryhmälle merkinnän "Asunto-osakkeen saantoon kohdistuu yhtiöjärjestyksen mukainen lunastusoikeus". Merkintä säilyy osakeluettelossa 3 kk merkintäpäivästä lukien, ellei taloyhtiö muuta ilmoita (esim. lunastusmenettely kesken tai lunastusoikeutta ei käytetä).

Maanmittauslaitos lähettää myös taloyhtiölle tiedon uuden omistajan omistuksen rekisteröinnistä. Tämän jälkeen taloyhtiö toimittaa lunastukseen oikeutetuille kirjallisen ilmoituksen kaupasta ja ilmoittaa lunastusmahdollisuudesta ja lunastusajasta vanhan prosessin mukaisesti.

Yksi Huoneistotietojärjestelmän käyttöönoton suurimmista hyödyistä on tiedonsaannin helpottuminen. Huoneistotietojärjestelmä on jatkossa valtakunnallinen tietovarasto taloyhtiöiden perustiedoista, osakehuoneistoista, niiden omistajista, panttauksista ja rajoituksista. Taloyhtiöstä ja sen osakehuoneistoista saa tietoa heti sen jälkeen, kun yhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään.

Osakeluettelon siirtopalvelusta taloyhtiö saa osakeluettelon sekä osakkaisen yhteystiedot tulosteina. Mikäli isännöitsijällä on käytössä Huoneistotietojärjestelmään integroitu isännöintijärjestelmä, vastaavat tiedot päivittyvät suoraan isännöintijärjestelmään. Taloyhtiö tai isännöitsijä tarvitsee osakehuoneistotulostetta erityisesti yhtiöjärjestyksen muutostilanteissa. Tulosteen saa tarvittaessa Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta.

Osakeluettelo kattaa perustiedot yhtiöstä, osakehuoneistoista ja niiden omistajista. Yksittäisen osakehuoneistotulosteeseen on koottu yhtä huoneistoa koskevat tiedot: perustiedot yhtiöstä, huoneistosta, omistajista, panttauksista ja rajoituksista. Näitä tulosteita tarvitaan myös esimerkiksi asuntokaupan yhteydessä. Nämä tulosteet eivät kuitenkaan korvaa isännöitsijäntodistusta.

Huoneistotietojärjestelmään rekisteröidään rajoituksia, jotka voivat rajoittaa osakehuoneiston käyttämistä tai luovuttamista eteenpäin. Rajoitusten rekisteröinnistä säädetään laissa.

Huoneistotietojärjestelmään merkitään esimerkiksi ulosmittaus, turvaamistoimenpide, konkurssi ja yrityssaneeraus. Merkinnät tehdään viranomaisen, konkurssipesän tai selvittäjän ilmoituksen perusteella.

Muuna rajoituksena merkitään lakiin tai testamenttiin perustuva oikeus, joka rajoittaa osakkeenomistajan oikeutta luovuttaa osake. Näitä ovat lesken hallintaoikeus sekä testamenttiin perustuva käyttöoikeus. Nämä rajoitukset merkitään rekisteriin käyttöoikeuden haltijan hakemuksesta tai viran puolesta.

Lisäksi muualla laissa säädetyt rajoitukset, kuten ns. RS-pankin ilmoittama rajoitus, merkitään rekisteriin. RS-menettely on asuntokauppalain mukainen menettely, joka suojaa uuden asunnon ostajaa rakentamisvaiheen aikana.

Huoneistotietojärjestelmään merkitään myös yhtiöjärjestyksestä johtuvia rajoituksia, kuten lunastusrajoituksia. Yksi tällainen esimerkki käytiinkin läpi edellä lunastusmenettelystä kerrottaessa.

Taloyhtiön osakkaan kannalta näkyvin muutos on paperisista osakekirjoista luopuminen. Uusissa, vuodesta 2019 alkaen perustetuissa taloyhtiöissä ei ole enää paperisia osakekirjoja. Osakekirjat on korvattu sähköisellä omistusmerkinnällä. Ennen vuotta 2019 perustetuissa taloyhtiöissä paperisista osakekirjoista luovutaan siten, että jokainen osakas hakee itsenäisesti sähköistä omistajamerkintää Maanmittauslaitokselta ja toimittaa samalla vanhat paperiset osakekirjat Maanmittauslaitokselle mitätöitäväksi.

Mitään kiirettä asialle ei ole. Kun taloyhtiö siirtyy huoneistotietojärjestelmään, on osakkaalla kymmenen vuotta aikaa hakea sähköistä omistusmerkintä. Mutta jos osakkeen omistus vaihtuu siirtymäaikana, tulee uuden osakkaan hakea sähköistä omistusmerkintää kahden kuukauden kuluessa kaupoista. Jos osakehuoneisto on lainan vakuutena, pankki voi hakea omistuksen rekisteröintiä osakkaan puolesta.

Lisätietoa ja ohjeet sähköisen omistusmerkinnän hakemiselle löydät täältä.

Jos asut suuressa taloyhtiössä, yhtiösi käytössä on todennäköisesti isännöintijärjestelmä. Tällöin taloyhtiön hallituksen kannattaa keskustella isännöitsijän kanssa siitä, milloin on paras hetki siirtyä huoneistotietojärjestelmään.

Noin puolella maamme taloyhtiöitä ei ole käytössään isännöintijärjestelmää. Erityisesti myös näitä taloyhtiöitä silmällä pitäen Maanmittauslaitos on rakentanut sähköisen osakeluettelon siirtopalvelun, jossa taloyhtiön isännöitsijä, hallituksen puheenjohtaja tai muu hallituksen valtuuttama henkilö voi siirtää taloyhtiön osakeluettelon omatoimisesti sen jälkeen, kun hallitus on tehnyt päätöksen siirrosta. Siirto voidaan tehdä heti kun päätös siirtymisestä on tehty. Osakeluettelon siirtopalveluun voit tutustua täällä.

Taloyhtiöillä on aikaa siirron tekemiseen vuoden 2023 loppuun asti. Osakeluettelon siirrosta ei peritä maksua, kun siirto tehdään määräajassa. Tällä hetkellä vain reilu 5 % vanhoista taloyhtiöistä on siirtänyt osakeluettelonsa järjestelmään. Siirron apuna ovat toimineet tarvittaessa Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirron tuen asiantuntijat.

Asiantuntijoita on tarjolla rajoitettu määrä, joten toimeen kannattaa tarttua suunnitellusti ja ajoissa. Lisätietoja ja ohjeita siirron tekemiseen löytyy täältä.

Varaa hetki aikaa siirtopalveluun tutustumiseen ja tee siirto vaikka saman tien. Näin taloyhtiösi siirtyy tältäkin osin nykypäivään ja pääsee nauttimaan huoneistotietojärjestelmän mukanaan tuomista eduista.