Osakeluettelo huoneistotietojärjestelmään vuoden loppuun mennessä

Maanmittauslaitos ylläpitää huoneistotietojärjestelmää, johon kootaan keskitetysti tiedot taloyhtiöistä ja niiden huoneistoista. Järjestelmä parantaa asuinhuoneistoja koskevien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuutta ja luotettavuutta, kun tiedot huoneistojen ominaisuuksista ja omistuksista ovat sähköisessä muodossa.

− Osakeluettelon siirron jälkeen viranomaistaho ylläpitää tietoja taloyhtiöiden osakkaista ja taloyhtiö saa nämä tiedot ilmaiseksi Maanmittauslaitokselta. Aikaisemmin tämä velvollisuus on kuulunut taloyhtiölle. Jatkossa Maanmittauslaitos kirjaa uudet osakeomistajat keskitettyyn rekisteriin eli huoneistotieto järjestelmään, johtava asiantuntija Markus Tast Maanmittauslaitokselta kertoo.

Valtakunnallinen tietovarasto helpottaa kymmenientuhansien henkilöiden työtä taloyhtiöissä, isännöinnissä, kiinteistövälityksessä, pankeissa sekä julkishallinnossa.

− Uudistus on tarkoitettu hyödyksi taloyhtiöille. Se helpottaa isännöintitoimistojen työtä, kun ei enää tarvitse käyttää aikaa omistusten vaihdosten selvitykseen, Tast selventää.

Siirtyminen huoneistotietojärjestelmään tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensimmäisenä taloyhtiöt vievät järjestelmään tiedot yhtiöstä ja sen huoneistoista siirtämällä yhtiön osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään. Tämän jälkeen osakkeenomistajat voivat hakea huoneistoilleen omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. Osakkailla on aikaa hakea omistuksensa rekisteröintiä kymmenen vuotta osakeluettelon siirrosta lukien.

− Taloyhtiön osakeluettelon siirtäminen ei ole monimutkainen operaatio. Riittää, että on olemassa osakkaiden tiedot. Pienen taloyhtiön osalta puhutaan kymmenistä minuuteista, Tast kertoo.

Taloyhtiön on ennen osakeluettelon siirtoa tarkistettava, että osakeluettelo on ajan tasalla ja vastaa yhtiöjärjestyksen tietoja. Mahdolliset muutokset osakeluettelon omistajatietoihin tai yhtiöjärjestykseen tulee tehdä ennen siirtoa.

− Siirtopalvelussa pohjatietoina ovat kaupparekisteristä ja yhtiöjärjestyksestä saadut tiedot yhtiöstä. Siten saattaa olla valmiina myös osakkaiden tiedot, jos ei ole omistajissa tapahtunut muutoksia 2019 jälkeen, Tast toteaa.

Lakisääteinen huoneistotietojärjestelmä otettiin käyttöön vuoden 2019 alusta. Siirtymäaikaa on vielä tämän vuoden loppuun asti.

− Ryhdyimme suunnittelemaan siirtoprojektia viime kesän aikana ja ensimmäinen pilotti toteutettiin syyskuussa. Viralliset siirrot aloitimme marraskuussa. Halusimme, että meillä on taloyhtiöiden päätökset siirroista olemassa, joka on määräävä tekijä osakeluetteloiden siirtojen aloituksissa, projektipäällikkö Silja Nousiainen Pirkanmaan Ammatti-Isännöinti Oy:stä kertoo.

− Osakeluetteloiden siirtoon varattava aika riippuu talojen määrästä sekä siitä, miten pohjatietoja on olemassa. Jos merkitsemispäivämäärä ja syntymäajat ovat tiedossa, itse siirto on hyvin nopeaa. Pohjatietojen tarkastaminen, puuttuvien tietojen löytäminen ja saaminen asiakkailta on se työläämpi juttu. Mikäli taloyhtiön hallitus ei vielä ole keskustellut siirrosta, niin asia kannattaa ottaa pian pöydälle, Nousiainen sanoo.

Isännöintijärjestelmien tietoja voidaan hyödyntää pohjatietona osakeluettelon tietojen siirrossa. Tätä varten Maanmittauslaitos avasi rajapinnat isännöintijärjestelmiin vuoden 2020 lopussa. Tämä tarjoaa tiedonsiirtomahdollisuuden huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmiin.

− Taloyhtiöissä, joissa on ostettu isännöinti siirrot varmasti sujuvat hyvin, kun kaikilla yleisimmin käytössä olevilla isännöintijärjestelmillä on jo valmius huoneistotietojärjestelmän käyttöönottoon. Pienempien taloyhtiöiden, joissa isännöintitehtävät hoidetaan omatoimisesti, kannattaa aktivoitua. Toiveena on, että juuri nämä taloyhtiöt aloittaisivat siirrot jo tässä kevään aikana. Tällä hetkellä Maanmittauslaitoksella on hyvin tukea tarjolla eri kanavia pitkin ja sitä kannattaa hyödyntää, jos sille on tarvetta, Tast kertoo.

Maanmittauslaitoksen sivuille on koottu tarkistuslista tiedoista, joita osakeluetteloiden siirroissa tarvitaan.

− Kaikki lähtee kuitenkin liikkeelle ensin siitä, että taloyhtiön hallitus tekee päätöksen siirtyä huoneistotietojärjestelmään. Tämä päätöspäivämäärä kirjataan järjestelmään. Lisäksi jokaiselta osakkaalta tulee löytyä osakkeen merkitsemispäivämäärä ja syntymäaika, y-tunnus riippuen siitä onko henkilöomistaja vai yritysomistaja. Myös osakeluettelon on oltava yhtiöjärjestyksen mukainen, Nousiainen kertoo.

Tarvittaessa ongelmatilanteisiin saa apua. Maanmittauslaitoksella on tarjolla ilmainen erillistukipalvelu osakeluettelon siirrolle. Kysymyksiin saa vastauksen joko puhelinpalvelun tai verkkolomakkeella lähetetyn tukipyynnön kautta. Lisäksi sivustolla on kattava ohjeistus, opastevideoita sekä webinaareja.

− Meidän kokemusten pohjalta vastaukset ovat tulleet todella nopeasti. Niillä on päästy heti eteenpäin, eikä ole ollut tilannetta, että homma olisi jäänyt kesken, Nousiainen kiittelee Maanmittauslaitoksen tukipalvelua.

Maanmittauslaitos on myös varautunut tarjoamaan tukea taloyhtiöille, joille saattaa tuottaa hankaluutta sähköisen siirtopalvelun käyttö.

− Useammalle pakkakunnalle on tulossa tukiklinikoita Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelutiloihin, joihin voi ilmoittautua ja tulla osakasluettelon kanssa. Tukiklinikalle voi varata puolentunnin ajan, jolloin osakeluettelo pyritään siirtämään huoneistotietojärjestelmään. Tukiklinikat alkavat nyt keväällä ja jatkuvat syksyyn. Tavoitteena on tarjota tukea kaikille taloyhtiöille osakeluetteloiden siirtoihin, Tast summaa.