Viestintä taloyhtiössä

Viestinnän merkitys korostuu varsinkin korjaushankkeiden tullessa ajankohtaisiksi. Asukkailla tulisi olla hyvissä ajoin tiedossa milloin ja mitä häiriötä remontista aiheutuu. Viestinnän toteutus koko hankkeessa määrittelee pitkälti onnistumisen asukkaiden silmissä.

Taloyhtiön onkin syytä sopia viestinnän tavoitteista yhteisesti. Vaikka kaikki asukkaat eivät haluaisikaan kuulla piennimistä muutoksista, joillekin ne voivat olla hyvinkin tärkeitä. Liiallisen viestinnän haitat ovat paljon pienempiä kuin puutteellisen.

Osana taloyhtiön suunnitelmallista hallintaa on ennakoiva tiedottaminen. Ottamalla esille tulevia hankkeita jo hyvissä ajoin, vältytään mahdolliselta äkillisen muutoksen vastarinnalta ja tuleva päätösprosessi helpottuu. Asukkailla/osakkailla on näin ollen jo ennalta tiedossa mihin ja milloin heidän tulisi henkisesti ja fyysisesti varautua. Kattavalla viestinnällä hallitus toimii tavoitteittensa mukaisesti ja viestii osakkaille, että juuri heidän omaisuutensa hoitaminen on etusijalla.

Viestinnän toinen aspekti on yhteisöllisyyden luominen. Vuorovaikutus muiden taloyhtiön osakkaiden kanssa edesauttaa yhteisten päämäärien luomista kiinteistön osalta. Myöskin vähän epävirallisempien tavoitteiden saavuttaminen, kuten talkoiden järjestäminen, onnistuu paremmin, mikäli ajankohdasta on ilmoitettu ajoissa ja mahdolliset mielipiteet on otettu huomioon. Hyvälle tiedottamiselle on tunnusomaista oikea-aikaisuus, ymmärrettävyys sekä riittävyys.

Huomattavaa on taloyhtiön kannalta, että isännöitsijän varsinaisena tehtävänä ei ole viestinnän vaan juoksevan hallinnon hoitaminen. Tästä syystä onkin suositeltavaa, että joku hallituksen jäsenistä tai ammattilainen ottaa tehtäväkseen hoitaa taloyhtiön viestintää.

Viestinnän osa-alueita voi olla esim.

• hankeviestintä
• kokousviestintä
• poikkeus- ja hätätilanneviestintä
• kuukausiraportointi