Taloyhtiöiden osakeluettelon siirto huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä – asiantuntija kertoo miksi ja miten

Taloyhtiöiden tulee siirtyä järjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Tämä uudistus on osa laajempaa digitaalista murrosta kiinteistöalan hallinnossa ja tietojenkäsittelyssä.

Maanmittauslaitoksen palvelupäällikkö Suvi Väärälä kertoo, miksi huoneistotietojärjestelmään siirrytään, miten Maanmittauslaitos auttaa siirtymässä ja millä tavoin taloyhtiöiden, isännöitsijöiden ja osakkaiden tulee valmistautua.

Huoneistotietojärjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2019. Sen myötä luodaan valtakunnallinen sähköinen rekisteri, johon kerätään tiedot taloyhtiöistä ja niiden osakehuoneistojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista. Tämä järjestelmä ei rajoitu pelkästään asuinhuoneistoihin, vaan siihen tallennetaan tiedot kaikista osakeryhmistä, jotka oikeuttavat hallintaan, kuten autopaikat, liiketilat ja varastot.

Väärälä kertoo, että taustalla on lainsäädäntö ja jatkossa monen arki helpottuu kun sähköiset rekisterimerkinnät korvaavat paperisen osakekirjan esimerkiksi asuntokaupoissa ja luotonannossa. Huoneistotietojärjestelmän kehitystyö jatkuu voimakkaasti, ja tavoitteena on laajentaa sen tietosisältöä myös taloyhtiöiden hallinnollisilla tiedoilla.

Osakeluettelon siirto huoneistotietojärjestelmään on välttämätön toimenpide, ja siihen liittyy tärkeä määräaika. Taloyhtiöiden on tehtävä osakeluettelon siirto huoneistotietojärjestelmään tämän vuoden loppuun mennessä. Väärälän mukaan tämänkin jälkeen siirto on mahdollista, mutta siitä peritään maksu vuoden 2024 alusta lähtien. Maksun suuruus selviää maksuasetuksessa loppuvuodesta.

Osakeluettelon siirto on jaettu kaksivaiheiseksi prosessiksi. Vanhojen, ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden siirtymisessä huoneistotietojärjestelmään on ensin taloyhtiön vaihe ja sitten osakkeenomistajien vaihe.

– Ensimmäisenä taloyhtiöt vievät järjestelmään tiedot taloyhtiöstä ja sen huoneistoista siirtämällä yhtiön osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään. Tämän jälkeen osakkeenomistajat voivat hakea omistamilleen huoneistoille osakekirjojen sähköistämistä Maanmittauslaitokselta. Taloyhtiöiden osakeluettelot muodostavat perustan, ja osakkaiden osakekirjojen sähköistäminen voidaan tehdä vasta kun perusta on luotu, Väärälä kertoo.

Sen sijaan vuoden 2019 jälkeen perustetuilla taloyhtiöillä tilanne on toinen. Ne on perustettu Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa, ja tiedot taloyhtiöstä, osakehuoneistoista ja niiden omistajista ovat siirtyneet suoraan huoneistotietojärjestelmään ja papeisia osakekirjoja ei ole ollut lainkaan.

Väärälä korostaa, että huoneistotietojärjestelmästä hyötyvät kaikki osapuolet. Ylläpidon siirtyessä viranomaisille, vapauttaa se aikaa taloyhtiöille ja osakkaille. Sähköinen järjestelmä myös varmistaa tietojen turvallisen ja varman säilytyksen. 

Taloyhtiölle:

• Osakeluettelon ylläpito siirtyy viranomaisen vastuulle, joten taloyhtiö saa osakeluettelon ja osakkaiden yhteystiedot huoneistotietojärjestelmästä.
• Omistajanvaihdosten selvittelyt ja monimutkaiset toimet, kuten kuolinpesiin liittyvät selvittelyt, eivät enää kuulu taloyhtiön vastuulle.
• Velvollisuus valvoa varainsiirtoveron suorittamista omistajanvaihdosten yhteydessä päättyy.

Osakkeenomistajalle:

• Osakekirjan sähköistäminen poistaa tarpeen säilyttää paperista osakekirjaa ja siihen liittyviä kustannuksia.
• Sähköinen omistusrekisteri vähentää riskiä, että paperinen osakekirja tuhoutuu tai katoaa.

Maanmittauslaitos auttaa taloyhtiöitä ja isännöitsijöitä huoneistotietojärjestelmään siirtymisessä. Osakeluettelon siirtoon liittyvistä asioista löytyy Maanmittauslaitoksen sivuilta kootusti ohjevideoita, käyttöohjeita, muistilistoja, esitteitä ja usein kysyttyjä kysymyksiä.

– Maanmittauslaitos tarjoaa myös neuvontaa puhelimitse ja verkkolomakkeen kautta yhteydenottopyynnön jättämisen kautta, Väärälä listaa.

Osakeluettelon siirtoon liittyvää käytännön opastusta ja neuvontaa tarjotaan myös osakeluettelon siirtoklinikoilla, jotka järjestetään ympäri Suomea. Näitä klinikoita suositellaan erityisesti taloyhtiöiden hallitusten puheenjohtajille ja isännöitsijöille. Katso täältä tulevat siirtoklinikat ja webinaarit syksyllä 2023.

Taloyhtiön hallituksen jäsenet ja isännöitsijät voivat aloittaa osakeluettelosiirron valmistelun etukäteen, mutta itse siirto on helppokäyttöinen ja nopea. Osakeluettelon siirto tulee tehdä huolellisesti, ja sen jälkeen asiasta tulee tiedottaa osakkeenomistajille.

Nykyisillä osakkeenomistajilla on aikaa muuttaa osakekirjat sähköiseksi 10 vuoden ajan, kun taas uusilla omistajilla on 2 kuukautta aikaa. Osakekirja on toimitettava Maanmittauslaitokselle omistuksen rekisteröinnin yhteydessä.