Miten siirrän taloyhtiöni osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään?

Vanhojen (ennen vuotta 2019 perustettujen) asunto-osakeyhtiöiden pitää siirtää osakeluettelo huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Siirtyminen huoneistotietojärjestelmään vaatii taloyhtiön hallituksen päätöksen ja siirrosta on ilmoitettava osakkeenomistajille. Osakeluettelon siirto on taloyhtiöille maksuton, kun se tehdään määräaikaan mennessä.

Osakeluettelon siirtämisestä on suuri hyöty taloyhtiölle. Osakeluettelon siirron jälkeen Maanmittauslaitos huolehtii tietojen ylläpidosta ja siitä, että uudet omistajat merkitään osakeluetteloon. Näin ollen hankalienkin tilanteiden ratkaiseminen jää Maanmittauslaitoksen hoidettavaksi.

Osakeluettelon siirron jälkeen taloyhtiö saa huoneistotietojärjestelmästä ajantasaiset osakeluettelon tiedot, osakkaiden yhteystiedot sekä ilmoitukset omistajavaihdoksista. Taloyhtiön ei myöskään tarvitse enää valvoa varainsiirtoveron suorittamista.

Osakeluettelo siirretään Maanmittauslaitoksen sähköisen osakeluettelon siirtopalvelun avulla. Osakeluettelon siirtopalvelu on tarkoitettu ensisijaisesti pienille taloyhtiöille, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää.

Palveluun on tuotu valmiiksi pohjatietoja muilta viranomaisilta, mutta tiedot on tarkistettava ja tarvittaessa korjattava yhtiöjärjestyksen mukaisiksi. Siirron voi tehdä isännöitsijä, taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai henkilö, joka on valtuutettu siirron tekemiseen.

Usein isännöitsijällä on käytössään isännöintijärjestelmä, jossa osakeluettelon tietoja ylläpidetään. Isännöintijärjestelmistä tiedot voidaan viedä huoneistotietojärjestelmään suoraan järjestelmäkohtaisten rajapintojen kautta.

Tämä tulee hoitaa kymmen vuoden kuluessa huoneistotietojärjestelmään siirtymisestä. Mikäli huoneisto vaihtaa tänä aikana omistajaa, on uudella omistajalla kaksi kuukautta aikaa rekisteröidä omistuksensa sähköisesti.

Omistuksen rekisteröinnin jälkeen huoneistolla on sähköinen omistajamerkintä. Osakkaan ei enää tarvitse huolehtia paperisen osakekirjan säilyttämisestä eikä sen mahdollisesta katoamisesta. Tämän jälkeen aina omistajan vaihtuessa uusi omistaja hakee omistuksensa rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta.

Uudet (vuonna 2019 tai sen jälkeen perustetut) taloyhtiöt perustetaan sähköisesti, ja niiden tiedot tulevat suoraan huoneistotietojärjestelmään. Huoneistoilla on alusta asti sähköinen omistajamerkintä eikä paperisia osakekirjoja enää paineta.