Teimme tutkimuksen etäkokousten lainmukaisuudesta – lue tutkimustulokset ja löydä vastaukset

Digitalisaation myötä erilaisten palaveri- ja kokousohjelmien käyttö on viime vuosina yleistynyt, ja viimeistään vuoden 2020 keväällä alkanut koronapandemia toi etäkokoukset myös isännöintialalle. Taloyhtiöiden hallituksen kokouksissa ja yhtiökokouksissa on siirrytty kokousten järjestämiseen hybridimallina, jossa osa kokoukseen osallistujista kokoustaa fyysisesti paikan päällä ja osa etäyhteyksien välityksellä.

Etäkokousten yleistymisen myötä esiin on myös noussut kysymyksiä kokousten lainmukaisuudesta, yhdenvertaisuudesta sekä tietoturvasta. Tämän johdosta Neomeet ja Omataloyhtiö.fi tutkivat kyselytutkimuksessaan, miten hyvin lainmukaisuuden, yhdenvertaisuuden sekä tietoturvan kriteerit toteutuvat taloyhtiöiden etäyhtiökokouksissa sekä miten tärkeinä edellä mainittujen kriteerien toteutumista pidetään.

Kysely herätti vastaajissa paljon mielenkiintoisia ja vaikeitakin kysymyksiä, joihin pyrimme antamaan tässä artikkelissa myös vastauksia.

etäkokousten laillisuus ja tasavertaisuus-750x422
Vastaajista 53% piti kokousten etäkokousmahdollisuutta tärkeänä tai erittäin tärkeänä.Vastaajista 53% piti kokousten etäkokousmahdollisuutta tärkeänä tai erittäin tärkeänä.

Kysymys etäkokousten pitämisestä:

- Mitä on tehtävissä, jos hallitus päättää, että taloyhtiössä ei järjestetä etäkokousmahdollisuutta tai jos hallitus estää etäkokouksen pitämisen?

Yksittäinen osakas pystyy kutsumaan ylimääräisen yhtiökokouksen koolle. Tällainen vaatimus tulee tehdä kirjallisesti hallitukselle ja vaatimuksen takana tulee olla osakkeenomistaja, joilla on vähintään 1/10 osakkeista tai yhtiöjärjestyksessä määrätty pienempi osa kaikista osakkeista (lähde: Kiinteistöliitto). Tämä voidaan tehdä esimerkiksi, jos osakkaiden yhdenvertaisuus on vaarannettuna puuttuvan etäyhteysmahdollisuuden vuoksi.

Käytännössä taloyhtiön hallitus on hallinnollisessa vastuussa kunakin hallintokautena. Tämä tarkoittaa sitä, että hallitus voi myös päättää miten yhtiökokous järjestetään lain puitteissa. Neomeetin edustaja voi antaa hallitukselle infopaketin etäkokouksessa Neomeetin toiminnallisuuksista. Jos haluat osakkaana, että teemme infotilaisuuden hallituksellenne niin ota meihin yhteyttä.

Tärkeimpänä kriteerinä kokousten lainmukaisuus

Kyselyssä tutkituista kriteereistä vastaajat pitivät tärkeimpänä taloyhtiöiden kokousten ja päätöksenteon lainmukaisuutta, jonka toteutumista 77 % vastaajista piti erittäin tärkeänä ja 12 % tärkeänä. Toiseksi tärkein tekijä oli päätöksenteon yhdenvertaisuus, jonka koki erittäin tärkeäksi 73 % ja tärkeäksi 15 % vastaajista. Tietoturvaa puolestaan piti erittäin tärkeänä 56 % vastaajista ja tärkeänä 24 % vastaajista.

Arvosteluasteikko: 1 (ei lainkaan tärkeä) - 6 (erittäin tärkeä).Arvosteluasteikko: 1 (ei lainkaan tärkeä) - 6 (erittäin tärkeä).

Kysymyksiä etäkokousten laillisuudesta:

- Miten ikäihminen osallistuu yhtiökokoukseen kokoontumisrajoitusten aikana, ja kun ei osaa käyttää tietokonetta, eikä sitä ole?

Ikäihminen voi osallistua kokoukseen paikan päällä tai käyttää sukulaisen konetta. Jos tämäkään ei ole mahdollista niin Neomeet Oy voi järjestää tapauskohtaisesti tietokoneet sekä koulutuksen ikäihmisille Neomeet-järjestelmän käyttöön. Tästä pitää sopia yhdessä taloyhtiön hallituksen kanssa. Me Neomeetillä haluamme tarjota kaikille halukkaille mahdollisuuden etäosallistumiseen yhtiökokoukseen. Ota yhteyttä meihin ja kerro tarpeistanne.
 

- Minulta suljettiin pääsy etäyhteyden kautta taloyhtiöni hallituksen kokoukseen. Onko tämä laillista?

Tämä ei ole laillista, kaikille pitää tarjota yhdenvertainen mahdollisuus osallistua taloyhtiön kokoukseen joko paikan päältä tai etänä.

- Koen, että taloyhtiöni äänestykset eivät ole lainmukaisia, eikä kaikkia ääniä käsitellä ja äänestyksistä pidetä ääniluetteloa. Kenen puoleen voisi kääntyä näiden asioiden osalta?

Neomeet takaa omalla järjestelmällään, että kaikkien taloyhtiön osakkaiden äänet tulevat huomioiduksi äänestyksissä. Äänestysten jälkeen kanssa kaikki ääniluettelot ovat helposti saatavilla. Ota yhteyttä Neomeetin asiakaspalveluun sivulta niin kerromme lisää.

Ota yhteyttä
 

- Itselläni on taloyhtiöissä ikärakenne sellainen, ettei etäkokouksia ole pystytty pitämään. (yhdenvertaisuus ei toteutuisi).

Neomeet haluaa tukea kaikenlaisia taloyhtiöitä etäkokousten järjestämisessä. Tähän kuuluu myös taloyhtiöit, joissa asuu ikäihmisiä. Pystymme järjestämään opastusta sekä teknisten laitteiden toimitusta ihmisille, joilla ei ole tällä hetkellä valmiuksia osallistua etäkokouksiin. Tätä kautta voidaan järjestää mahdollisuus järjestää yhtiökokous myös etäyhteyden kautta sitä haluaville. Ota Neomeet Oy:n yhteyttä ja räätälöimme teidän taloyhtiöönne sopivan mallin yhtiökokouksen läpiviemiseksi.

miten hyvällä tasolla lainmukaisuus on etäkokouksissa-750x422.j

Yhtiökokousten tietoturva heikoimmalla tasolla

Kyselyssä selvitettiin lisäksi, mitä etäkokousohjelmistoja vastaajien taloyhtiöissä on tällä hetkellä käytössä, sekä miten lainmukaisuuden, yhdenvertaisuuden ja tietoturvan vaatimukset täyttyvät taloyhtiöiden etäyhtiökokouksissa.

Taloyhtiöiden yhtiökokousten lainmukaisuuden ja yhdenvertaisuuden koettiin olevan melko hyvällä tasolla: taloyhtiönsä kokouksissa asunto-osakeyhtiölain kriteerien koki täyttyvän hyvin tai erittäin hyvin 61 % ja yhdenvertaisena taloyhtiönsä kokouksia piti 65 %.

Sen sijaan 18 % vastaajista koki, etteivät lainmukaisuuden kriteerit täyty heidän taloyhtiöissään, ja yhdenvertaisuudessa oli vastausten mukaan ongelmia 24 %:ssa taloyhtiöistä. Tietoturvan kriteerit vaikuttivat toteutuvan heikoiten: tietoturvallisina taloyhtiöidensä etäyhtiökokouksia piti 46 %, kun taas 15 %:n mielestä tietoturva ei toteutunut etäkokouksissa. Loppujen vastaajien 39 %:n mielestä tietoturva toteutui osittain.

millä tasolla tietoturva on tällä hetkellä taloyhtiössäsi-750x4

Kysymyksiä etäkokousten tietoturvasta:

- Miten varmistetaan tietoturvallisuus etäyhtiökokouksissa? Kuka on vastuussa?

Neomeetin järjestelmä on rakennettu tietoturvalliseksi. Tämä tarkoittaa sitä, että ainoastaan tunnistautuneet käyttäjät voivat käyttää järjestelmää vain rajoitetuin oikeuksin. Tällä estetään tietojen joutuminen vääriin käsiin ja järjestelmän haitallinen käyttö. Neomeet Oy suorittaa omaan järjestelmäänsä jatkuvia tarkastuksia ja järjestelmän tietoturvaa on testattu finanssialalla toimivan suuren organisaation toimesta onnistuneesti. Neomeet Oy vastaa järjestelmänsä tietoturvasta ja tietosuojasta.

Etäkokouksissa käytetyt ohjelmistot

Kyselyn tulosten perusteella vaikuttaa siltä, että kyselyn vastanneet eivät koe lainmukaisuuden, yhdenvertaisuuden ja tietoturvan kriteerien aina toteutuvan taloyhtiöiden etäkokouksissa.

Käytetyistä ohjelmistoista ja kokouskäytännöistä olisikin tärkeää viestiä tarkemmin taloyhtiön sisällä, jotta toiminta olisi nykyistä läpinäkyvämpää ja jotta osakkaat kokisivat olevansa yhdenvertaisia päätöksenteossa.

etäkokouksien yhdenvertaisuus-422x500

Neomeetin suunnittelussa lainmukaisuus, yhdenvertaisuus sekä tietoturva ovat sovelluksen toiminnan perusta: sovellus täyttää asunto-osakeyhtiölain kriteerit ja mahdollistaa kaikille yhdenvertaisen osallistumisen päätöksentekoon olinpaikasta riippumatta.

Osallistujia suojaa lisäksi vahva tunnistautuminen, eikä heidän tietojaan välitetä kolmansille osapuolille. Näin taloyhtiön päätöksenteko on luotettavaa ja läpinäkyvää, ja kokousten järjestämisessä voidaan keskittyä itse päätöksentekoon.

Kysymyksiä etäkokousten ohjelmistoista:

- Jos isännöitsijä hankkii oikeanlaisen ohjelman, pitääkö ohjelma hankkia jokaiselle taloyhtiölle erikseen? Eikö riitä, että isännöitsijällä on ohjelma? Hän väittää, että näin on ja että se on hurjan kallis. Tuo hänen käyttämänsä Teams ei vaan oikein sovellu tähän mielestäni.

Jos isännöitsijä on hankkinut Neomeet-palvelun käyttöönsä, taloyhtiön ei tarvitse enää hankkia erikseen palvelua. Isännöitsijä käyttää palvelua kokousten järjestämiseen ja tekee tarvittavat sopimukset taloyhtiön hallituksen kanssa palvelun käytöstä. Taloyhtiölle palvelu on erittäin edullinen ja se on yksi halvimmista taloyhtiön ylipäänsä hankkimista asioista.

- Teams ja salainen lippuäänestys! Onnistuuko niin, että sähköpostitse ilmoitan kantani esim. Isännöitsijälle tai kokouksen puheenjohtajalle! Eipä ole tähän mennessä kukaan uskaltanut vastata.

Teams ei itsessään sisällä salaista lippuäänestystä. Teamsiä kehittävä Microsoft päivittää ohjelmistoa jatkuvasti, mutta sitä ei ole räätälöity taloyhtiöiden kokousten käyttöön. Teamsiä käyttämällä joudutaan käyttämään erillistä äänestyssovellusta, jonka tietoturvasta ei ole takuita. Lisäksi salaista, taloyhtiöiden lippuäänestyksen erityispiirteillä olevaa sovellusta ei juurikaan löydy markkinoilta.

Neomeet-ohjelmisto mahdollistaa sen, että salaisen lippuäänestyksen voi käynnistää tietoturvallisesti missä tahansa kokouksen päätöskohdassa. Ohjelmisto huolehtii siitä, että valtakirjat huomioidaan ja oikeat äänioikeutetut saavat vain antaa äänensä. Neomeet-palvelu myös mahdollistaa taloyhtiöiden äänileikkurikäsittelyn ja tekee myös mahdolliseksi osake- ja osakeryhmäpohjaiset äänestykset.

Neomeet-ohjelmisto tukee sitä, että isännöitsijä voi kerätä etukäteen ennakkovastaukset yhtiökokouksessa käsiteltäviin asioihin. Ne voidaan sitten syöttää kokouksen aikana järjestelmään.

- Miten saadaan äänestys etäyhteydellä suljetuksi lippuäänestykseksi ja onko kokouskutsussa kerrottava kuinka äänestys tullaan suorittamaan? Miten voidaan varmistua, että etäyhteyden päässä on äänioikeuden omaava henkilö?

Neomeet tukee täysimääräisesti suljettuja ja salattuja lippuäänestyksiä. Eli käyttämällä Neomeetiä taloyhtiö voi varmistua siitä, että äänestysmenetelmät ovat lain ja hyvien käytäntöjen mukaisia kaikkiin eri tarpeisiin. Kokouskutsussa pitää kertoa millaista teknistä välinettä käytetään ja miten äänestykset tullaan hoitamaan.

suolettu lippuäänestys etäkokouksissa-422x500

Etäyhteyden päässä oleva henkilö voidaan tunnistaa kolmella eri tavalla Neomeetissä: sähköpostitunnistautumisella, mobiilitunnistautumisella tai vahvalla tunnistautumisella. Vahvassa tunnistautumisessa voidaan tunnistaa henkilöt pankki- tai mobiilivarmenteilla, jolloin voidaan varmistua siitä, että ruudun takana on äänioikeuden omaava henkilö.

- Taloyhtiöiden olisi hyvä saada selkeä ohjeistus ja yksityiskohtainen listaus asioista miten etäkokoukset voidaan järjestää turvallisesti ja lainmukaisesti.

Neomeet Oy näkee, että turvalliseen ja lainmukaiseen etäkokoukseen järjestämiseen tarvitaan kiteytettynä seuraavia asioita:

  1. Oikein valittu kokousjärjestelmä
  2. Hyvin perehdytetyt osallistujat
  3. Koulutettu kokoonkutsuja eli asiaan perehtynyt isännöitsijä

Oikein valittu tekninen järjestelmä takaa sen, että taloyhtiökokousten erityispiirteet on huomioitu ja kokous voidaan viedä laillisesti läpi.Toisena on tärkeää, että osallistujat ovat hyvin perehtyneet etukäteen tekniseen järjestelmään ja osaavat käyttää sitä omilla laitteistoillaan. Kolmantena on tärkeää, että isännöitsijä on hyvin koulutettu etäkokousten järjestämiseen sekä niissä käytettäviin teknisiin järjestelmiin.

Neomeet Oy voi järjestää taloyhtiöille infotilaisuuden ja kertoo näistä asioista tarkemmin. 

- Kuinka nopeasti Neomeetin saa käyttöön?

Neomeet-palvelun saa käyttöön yhdessä päivässä tilauksesta.

Ota yhteyttä


Tietoturvallinen järjestelmä etäkokouksille

Miten järjestää lainmukainen, yhdenvertainen ja tietoturvallinen yhtiökokous? Tutustu Neomeet-etäkokoussovellukseen.

Tutustu sovellukseen


Neomeet-etusivu-kuvitus-768x364

Tutkimuksen taustatietoja

Suurin osa tutkimukseen vastanneista oli joko taloyhtiön osakas tai hallituksen jäsen. Naisia vastaajista oli 45 % ja miehiä 54 %. Ikäjakaumana 56-70 vuotiaiden osuus oli suurin (46 %). Tutkimuksen ovat tehneet yhteistyössä Omataloyhtiö.fi ja Neomeet.


Omataloyhtiö.fi
Julkaistu
3.6.2021