Teimme tutkimuksen etäkokousten lainmukaisuudesta – lue tutkimustulokset ja löydä vastaukset

Digitalisaation myötä erilaisten palaveri- ja kokousohjelmien käyttö on viime vuosina yleistynyt, ja viimeistään vuoden 2020 keväällä alkanut koronapandemia toi etäkokoukset myös isännöintialalle. Taloyhtiöiden hallituksen kokouksissa ja yhtiökokouksissa on siirrytty kokousten järjestämiseen hybridimallina, jossa osa kokoukseen osallistujista kokoustaa fyysisesti paikan päällä ja osa etäyhteyksien välityksellä.

Etäkokousten yleistymisen myötä esiin on myös noussut kysymyksiä kokousten lainmukaisuudesta, yhdenvertaisuudesta sekä tietoturvasta. Tämän johdosta Omataloyhtiö.fi tutki kyselytutkimuksessaan, miten hyvin lainmukaisuuden, yhdenvertaisuuden sekä tietoturvan kriteerit toteutuvat taloyhtiöiden etäyhtiökokouksissa sekä miten tärkeinä edellä mainittujen kriteerien toteutumista pidetään.

Kysely herätti vastaajissa paljon mielenkiintoisia ja vaikeitakin kysymyksiä, joihin pyrimme antamaan tässä artikkelissa myös vastauksia.

etäkokousten laillisuus ja tasavertaisuus-750x422
Vastaajista 53% piti kokousten etäkokousmahdollisuutta tärkeänä tai erittäin tärkeänä.Vastaajista 53% piti kokousten etäkokousmahdollisuutta tärkeänä tai erittäin tärkeänä.

Kysymys etäkokousten pitämisestä:

- Mitä on tehtävissä, jos hallitus päättää, että taloyhtiössä ei järjestetä etäkokousmahdollisuutta tai jos hallitus estää etäkokouksen pitämisen?

Yksittäinen osakas pystyy kutsumaan ylimääräisen yhtiökokouksen koolle. Tällainen vaatimus tulee tehdä kirjallisesti hallitukselle ja vaatimuksen takana tulee olla osakkeenomistaja, joilla on vähintään 1/10 osakkeista tai yhtiöjärjestyksessä määrätty pienempi osa kaikista osakkeista (lähde: Kiinteistöliitto). Tämä voidaan tehdä esimerkiksi, jos osakkaiden yhdenvertaisuus on vaarannettuna puuttuvan etäyhteysmahdollisuuden vuoksi.

Käytännössä taloyhtiön hallitus on hallinnollisessa vastuussa kunakin hallintokautena. Tämä tarkoittaa sitä, että hallitus voi myös päättää miten yhtiökokous järjestetään lain puitteissa. 

Tärkeimpänä kriteerinä kokousten lainmukaisuus

Kyselyssä tutkituista kriteereistä vastaajat pitivät tärkeimpänä taloyhtiöiden kokousten ja päätöksenteon lainmukaisuutta, jonka toteutumista 77 % vastaajista piti erittäin tärkeänä ja 12 % tärkeänä. Toiseksi tärkein tekijä oli päätöksenteon yhdenvertaisuus, jonka koki erittäin tärkeäksi 73 % ja tärkeäksi 15 % vastaajista. Tietoturvaa puolestaan piti erittäin tärkeänä 56 % vastaajista ja tärkeänä 24 % vastaajista.

Arvosteluasteikko: 1 (ei lainkaan tärkeä) - 6 (erittäin tärkeä).Arvosteluasteikko: 1 (ei lainkaan tärkeä) - 6 (erittäin tärkeä).

Kysymyksiä etäkokousten laillisuudesta:

- Miten ikäihminen osallistuu yhtiökokoukseen kokoontumisrajoitusten aikana, ja kun ei osaa käyttää tietokonetta, eikä sitä ole?

Ikäihminen voi osallistua kokoukseen paikan päällä tai käyttää sukulaisen konetta.
 

- Minulta suljettiin pääsy etäyhteyden kautta taloyhtiöni hallituksen kokoukseen. Onko tämä laillista?

Tämä ei ole laillista, kaikille pitää tarjota yhdenvertainen mahdollisuus osallistua taloyhtiön kokoukseen joko paikan päältä tai etänä.

-

miten hyvällä tasolla lainmukaisuus on etäkokouksissa-750x422.j

Yhtiökokousten tietoturva heikoimmalla tasolla

Kyselyssä selvitettiin lisäksi, mitä etäkokousohjelmistoja vastaajien taloyhtiöissä on tällä hetkellä käytössä, sekä miten lainmukaisuuden, yhdenvertaisuuden ja tietoturvan vaatimukset täyttyvät taloyhtiöiden etäyhtiökokouksissa.

Taloyhtiöiden yhtiökokousten lainmukaisuuden ja yhdenvertaisuuden koettiin olevan melko hyvällä tasolla: taloyhtiönsä kokouksissa asunto-osakeyhtiölain kriteerien koki täyttyvän hyvin tai erittäin hyvin 61 % ja yhdenvertaisena taloyhtiönsä kokouksia piti 65 %.

Sen sijaan 18 % vastaajista koki, etteivät lainmukaisuuden kriteerit täyty heidän taloyhtiöissään, ja yhdenvertaisuudessa oli vastausten mukaan ongelmia 24 %:ssa taloyhtiöistä. Tietoturvan kriteerit vaikuttivat toteutuvan heikoiten: tietoturvallisina taloyhtiöidensä etäyhtiökokouksia piti 46 %, kun taas 15 %:n mielestä tietoturva ei toteutunut etäkokouksissa. Loppujen vastaajien 39 %:n mielestä tietoturva toteutui osittain.

millä tasolla tietoturva on tällä hetkellä taloyhtiössäsi-750x4

Etäkokouksissa käytetyt ohjelmistot

Kyselyn tulosten perusteella vaikuttaa siltä, että kyselyn vastanneet eivät koe lainmukaisuuden, yhdenvertaisuuden ja tietoturvan kriteerien aina toteutuvan taloyhtiöiden etäkokouksissa.

Käytetyistä ohjelmistoista ja kokouskäytännöistä olisikin tärkeää viestiä tarkemmin taloyhtiön sisällä, jotta toiminta olisi nykyistä läpinäkyvämpää ja jotta osakkaat kokisivat olevansa yhdenvertaisia päätöksenteossa.

etäkokouksien yhdenvertaisuus-422x500

- Teams ja salainen lippuäänestys! Onnistuuko niin, että sähköpostitse ilmoitan kantani esim. Isännöitsijälle tai kokouksen puheenjohtajalle! Eipä ole tähän mennessä kukaan uskaltanut vastata.

Teams ei itsessään sisällä salaista lippuäänestystä. Teamsiä kehittävä Microsoft päivittää ohjelmistoa jatkuvasti, mutta sitä ei ole räätälöity taloyhtiöiden kokousten käyttöön. Teamsiä käyttämällä joudutaan käyttämään erillistä äänestyssovellusta, jonka tietoturvasta ei ole takuita. Lisäksi salaista, taloyhtiöiden lippuäänestyksen erityispiirteillä olevaa sovellusta ei juurikaan löydy markkinoilta.

- Miten saadaan äänestys etäyhteydellä suljetuksi lippuäänestykseksi ja onko kokouskutsussa kerrottava kuinka äänestys tullaan suorittamaan? Miten voidaan varmistua, että etäyhteyden päässä on äänioikeuden omaava henkilö?

Kokouskutsussa pitää kertoa millaista teknistä välinettä käytetään ja miten äänestykset tullaan hoitamaan.

suolettu lippuäänestys etäkokouksissa-422x500

Etäyhteyden päässä oleva henkilö voidaan tunnistaa kolmella eri tavalla Neomeetissä: sähköpostitunnistautumisella, mobiilitunnistautumisella tai vahvalla tunnistautumisella. Vahvassa tunnistautumisessa voidaan tunnistaa henkilöt pankki- tai mobiilivarmenteilla, jolloin voidaan varmistua siitä, että ruudun takana on äänioikeuden omaava henkilö.

- Taloyhtiöiden olisi hyvä saada selkeä ohjeistus ja yksityiskohtainen listaus asioista miten etäkokoukset voidaan järjestää turvallisesti ja lainmukaisesti.

Turvalliseen ja lainmukaiseen etäkokoukseen järjestämiseen tarvitaan kiteytettynä seuraavia asioita:

  1. Oikein valittu kokousjärjestelmä
  2. Hyvin perehdytetyt osallistujat
  3. Koulutettu kokoonkutsuja eli asiaan perehtynyt isännöitsijä

Oikein valittu tekninen järjestelmä takaa sen, että taloyhtiökokousten erityispiirteet on huomioitu ja kokous voidaan viedä laillisesti läpi.Toisena on tärkeää, että osallistujat ovat hyvin perehtyneet etukäteen tekniseen järjestelmään ja osaavat käyttää sitä omilla laitteistoillaan. Kolmantena on tärkeää, että isännöitsijä on hyvin koulutettu etäkokousten järjestämiseen sekä niissä käytettäviin teknisiin järjestelmiin.

Tutkimuksen taustatietoja

Suurin osa tutkimukseen vastanneista oli joko taloyhtiön osakas tai hallituksen jäsen. Naisia vastaajista oli 45 % ja miehiä 54 %. Ikäjakaumana 56-70 vuotiaiden osuus oli suurin (46 %). 


Omataloyhtiö.fi
Julkaistu
3.6.2021